Mr Đerđ Pap (member of the Management Board of UPSS) and Mr Kristijan Karan.

Herr Đerđ Pap (Mitglied des UPSS-Vorstands) und Herr Kristijan Karan.

G-din Đerđ Pap (član Upravnog odbora UPSS-a) i G-din Kristijan Karan.

Kristijan Karan Elected Chairman of the Statutory Commission of the Serbian Tax Advisers Association

Kristijan Karan zum Vorsitzenden der Satzungskommission des serbischen Steuerberaterverbands gewählt

Kristijan Karan izabran za predsednika Statutarne komisije Udruženja poreskih savetnika Srbije

On the second day of the conference, the legal and organisational implications of converting public enterprises into capital companies (limited liability companies – DOO and joint-stock companies – AD) were analysed, including the preparation and amendment of founding acts and other incorporation documents, the adoption of company statutes, the appointment of corporate bodies, and the specific challenges of managing public assets within the new legal framework. Particular attention was devoted to the application of the new Law on the Central Register of Beneficial Owners and the accompanying secondary legislation, with a focus on the entities required to register, the criteria for determining the beneficial owner, the registration procedure in the Central Register of Beneficial Owners (CESV), as well as its interaction with the regulations on the prevention of money laundering and terrorist financing. In the closing part of the programme, the taxation of capital gains of natural persons and legal entities was addressed – the conceptual definition of capital gain and loss, exemptions from taxation, the determination of the sale and acquisition price, the specificities of transfers of real estate, shares/participation interests and securities, as well as the treatment of capital gains realised by non-resident taxpayers.

Am zweiten Tag der Veranstaltung wurden die rechtlichen und organisatorischen Folgen der Umwandlung öffentlicher Unternehmen in Kapitalgesellschaften (DOO/GmbH und AD/AG) analysiert, einschließlich der Vorbereitung und Änderung von Gründungsakten und sonstigen Gründungsdokumenten, der Erlassung von Satzungen, der Bestellung der Gesellschaftsorgane sowie der besonderen Herausforderungen bei der Verwaltung öffentlichen Vermögens im neuen Rechtsrahmen. Ein besonderes Augenmerk galt der Anwendung des neuen Gesetzes über das Zentrale Register der wirtschaftlichen Eigentümer und der dazu erlassenen untergesetzlichen Vorschriften, mit Schwerpunkt auf den eintragungspflichtigen Rechtsträgern, den Kriterien zur Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers, dem Eintragungsverfahren in das Zentrale Register der wirtschaftlichen Eigentümer (CESV) sowie dem Zusammenhang mit den Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Im abschließenden Teil des Programms wurden Fragen der Besteuerung von Kapitalgewinnen natürlicher Personen und juristischer Personen behandelt – die begriffliche Bestimmung von Kapitalgewinn und -verlust, Steuerbefreiungen, die Ermittlung von Veräußerungs- und Anschaffungspreis, Besonderheiten bei der Übertragung von unbeweglichem Vermögen, Anteilen/Beteiligungen und Wertpapieren sowie die steuerliche Behandlung von Kapitalgewinnen nichtansässiger Steuerpflichtiger.

Drugog dana skupa analizirane su pravne i organizacione posledice promene pravne forme javnih preduzeća u društva kapitala (DOO/AD), uključujući pripremu i izmene osnivačkih akata, donošenje statuta, izbor organa društva i specifične izazove upravljanja javnom imovinom u novom pravnom okviru. Posebno mesto zauzela je primena novog Zakona o centralnoj evidenciji stvarnih vlasnika i pratećih podzakonskih akata, sa naglaskom na obveznike evidentiranja, kriterijume za utvrđivanje stvarnog vlasnika, postupak upisa u CESV, kao i vezu sa propisima o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorizma. U završnom delu programa obrađene su teme oporezivanja kapitalne dobiti fizičkih i pravnih lica – pojmovno određenje kapitalnog dobitka i gubitka, izuzeci od oporezivanja, utvrđivanje prodajne i nabavne cene, specifičnosti kod prenosa nepokretnosti, udela i hartija od vrednosti, kao i tretman kapitalnih dobitaka nerezidentnih subjekata.

At the 14th regular session of the Assembly of the Serbian Tax Advisers Association (UPSS), held on 28 November 2025 as part of the “7th Tax Days” event at the IN Hotel in Belgrade, Attorney-at-Law Kristijan Karan was elected Chairman of the UPSS Statutory Commission. As Chairman of the Statutory Commission, Kristijan Karan will head the UPSS body responsible for overseeing the application of the Statute and other general acts of UPSS, interpreting their provisions and issuing opinions on matters relevant to the constitutionality, lawfulness and internal consistency of UPSS acts. The Statutory Commission, which he now chairs, in particular monitors the implementation of the Statute and other general acts and proposes their amendments and supplements, issues authentic interpretations of the Statute and other general acts of UPSS at the request of the Assembly, the Management Board or the President of UPSS, gives opinions on the compliance of UPSS general acts with the law, the Statute and other acts, considers members’ initiatives to amend the Statute and other acts and submits corresponding proposals to the Management Board or the Assembly, takes part in the drafting of amendments and supplements to the Statute, examines issues relating to the statutory position of members, bodies and working bodies of UPSS, as well as the interpretation of provisions concerning members’ rights and obligations, decides on requests for the exclusion of a member, determines whether the conditions for obtaining a licence have been met and informs the competent UPSS body of its conclusions and, where necessary, issues opinions on internal control procedures or on conflicts of jurisdiction between UPSS bodies where such issues are of statutory relevance.

Auf der 14. ordentlichen Sitzung der Mitgliederversammlung des serbischen Steuerberaterverbands (UPSS), die am 28. November 2025 im Rahmen der Veranstaltung „7. Steuertage“ im IN Hotel in Belgrad stattfand, wurde Rechtsanwalt Kristijan Karan zum Vorsitzenden der Satzungskommission des UPSS gewählt. Als Vorsitzender der Satzungskommission wird Kristijan Karan das Gremium des UPSS leiten, das die Anwendung der Satzung und der sonstigen allgemeinen Akte des UPSS überwacht, deren Bestimmungen auslegt und Gutachten zu Fragen von Bedeutung für die Verfassungsmäßigkeit, Gesetzmäßigkeit und innere Kohärenz der Akte des UPSS abgibt. Die Satzungskommission, der er nun vorsteht, überwacht insbesondere die Anwendung der Satzung und anderer allgemeiner Akte und schlägt deren Änderungen und Ergänzungen vor, erteilt auf Antrag der Mitgliederversammlung, des Vorstands oder des Präsidenten des UPSS authentische Auslegungen der Satzung und anderer allgemeiner Akte des UPSS, gibt Stellungnahmen zur Übereinstimmung der allgemeinen Akte des UPSS mit dem Gesetz, der Satzung und anderen Akten ab, prüft Initiativen der Mitglieder zur Änderung der Satzung und anderer Akte und unterbreitet hierzu Vorschläge an den Vorstand oder die Mitgliederversammlung, wirkt an der Ausarbeitung von Entwürfen zu Änderungen und Ergänzungen der Satzung mit, befasst sich mit Fragen, die die satzungsmäßige Stellung der Mitglieder, Organe und Gremien des UPSS sowie die Auslegung von Bestimmungen über die Rechte und Pflichten der Mitglieder betreffen, entscheidet über Anträge auf Ausschluss eines Mitglieds, entscheidet über das Vorliegen der Voraussetzungen für den Erwerb einer Lizenz und unterrichtet das zuständige Organ des UPSS über ihre Schlussfolgerungen und gibt – soweit erforderlich – Stellungnahmen zu internen Kontrollverfahren oder zu Kompetenzstreitigkeiten zwischen Organen des UPSS ab, sofern diese Fragen satzungsrechtliche Bedeutung haben.

Na 14. redovnoj sednici Skupštine Udruženja poreskih savetnika Srbije (UPSS), održanoj 28. novembra 2025. godine u okviru manifestacije „7. poreski dani“ u IN Hotelu u Beogradu, adv. Kristijan Karan izabran je za predsednika Statutarne komisije UPSS-a. Kao predsednik Statutarne komisije, Kristijan Karan će rukovoditi organom UPSS koji prati primenu Statuta i ostalih opštih akata UPSS, tumači njihove odredbe i daje mišljenja o pitanjima od značaja za ustavnost, zakonitost i unutrašnju usklađenost akata UPSS. Statutarna komisija, kojom sada predsedava, naročito prati primenu Statuta i drugih opštih akata i predlaže njihove izmene i dopune, daje autentična tumačenja Statuta i drugih opštih akata UPSS na zahtev Skupštine, Upravnog odbora ili predsednika UPSS, daje mišljenje o usklađenosti opštih akata UPSS sa zakonom, Statutom i drugim aktima, razmatra inicijative članova za izmenu Statuta i drugih akata i o tome daje predlog Upravnom odboru ili Skupštini, učestvuje u izradi nacrta i predloga izmena i dopuna Statuta, razmatra pitanja koja se odnose na statutarni položaj članova, organa i tela UPSS, kao i na tumačenje odredaba koje se odnose na prava i dužnosti članova, odlučuje o zahtevu za isključenje člana, odlučuje o ispunjenju uslova za sticanje licence i o svojim zaključcima obaveštava nadležni organ UPSS, kao i, po potrebi, daje mišljenje o postupcima unutrašnje kontrole ili spora o nadležnosti između organa UPSS, kada ta pitanja imaju statutarni značaj. 

The programme featured presentations by a number of experts: Mag. Aleksandra Heinzer spoke on VAT identification within the European Union, Mr Aleksandar Vasić presented current issues relating to VAT and the Serbian e-Invoicing System (SEF), while Mr Predrag Petrović addressed VAT records, with a particular focus on aggregate (summary) records. Nataša Dobrosavljević highlighted the activities and recent developments in the work of CFE Tax Advisers Europe, and Mag. Slavica Plazinić focused on the key aspects of the application of the new Law on Beneficial Owners. MSc Zoran Janković examined the taxation of capital gains of legal entities, while Mr Vladimir Stefanovski dealt with the taxation of capital gains of natural persons, and Prof. Dr Zlatko Stefanović spoke about the change of legal form of public enterprises. Mr Milan Josimov, a representative of the Office for Information Technologies and eGovernment, presented the practical aspects of electronic signatures and digital documents.

Das Programm umfasste Vorträge einer Reihe von Fachleuten: Mag. Aleksandra Heinzer sprach zum Thema Mehrwertsteuer-Identifizierung in der Europäischen Union, Herr Aleksandar Vasić stellte aktuelle Fragen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer und dem serbischen System für die elektronische Rechnungsstellung (SEF) vor, während Herr Predrag Petrović über Mehrwertsteueraufzeichnungen mit besonderem Schwerpunkt auf der Sammelaufzeichnung referierte. Nataša Dobrosavljević wies auf die Aktivitäten und Neuerungen in der Arbeit von CFE Tax Advisers Europe hin, und Mag. Slavica Plazinić beleuchtete die Schlüsselaspekte der Anwendung des neuen Gesetzes über wirtschaftliche Eigentümer. MSc Zoran Janković behandelte die Besteuerung von Kapitalgewinnen juristischer Personen, während Herr Vladimir Stefanovski auf die Besteuerung von Kapitalgewinnen natürlicher Personen einging, und Prof. Dr. Zlatko Stefanović sprach über die Änderung der Rechtsform öffentlicher Unternehmen. Herr Milan Josimov, Vertreter des Amtes für Informationstechnologien und elektronische Verwaltung, stellte die praktischen Aspekte der elektronischen Signatur und digitaler Dokumente vor.

Program je obuhvatio izlaganja niza stručnjaka: Mag. Aleksandra Heinzer govorila je na temu identifikacije za PDV u Evropskoj uniji, G-din Aleksandar Vasić je predstavio aktuelna pitanja u vezi sa PDV-om i sistemom elektronskih faktura (SEF), dok je Mr Predrag Petrović izlagao o evidencijama PDV-a sa posebnim akcentom na zbirnu evidenciju. Nataša Dobrosavljević ukazala je na aktivnosti i novine u radu CFE Tax Advisers Europe, a Mag. Slavica Plazinić na ključne aspekte primene novog Zakona o stvarnim vlasnicima. Msc Zoran Janković je obradio porez na kapitalnu dobit pravnih lica, a G-din Vladimir Stefanovski porez na kapitalnu dobit fizičkih lica, dok je prof. dr Zlatko Stefanović govorio o promeni pravne forme javnih preduzeća. G-din Milan Josimov, predstavnik Kancelarije za informacione tehnologije i elektronsku upravu, predstavio je praktične aspekte elektronskog potpisa i digitalnih dokumenata.

This year’s “7th Tax Days” brought together experts in taxation, finance and law, with a focus on the most significant recent developments in tax regulation and their impact on the economy. Particular attention was devoted to the latest amendments to the VAT Act, the Electronic Invoicing Act and the Electronic Waybills Act, including new rules on the person liable for VAT, the time of supply of goods, the issuance of documents relating to reductions and corrections of the tax base, as well as the conditions for exercising the right to deduct input VAT. In this context, the obligations of domestic taxable persons regarding VAT identification within the European Union, in both B2B and B2C transactions, VAT registration in the Member States, as well as the practical application of the VIES, OSS and related mechanisms were also examined.

Die diesjährigen „7. Steuertage“ brachten Expertinnen und Experten aus den Bereichen Steuern, Finanzen und Recht zusammen, mit einem Schwerpunkt auf den wichtigsten Neuerungen im Steuerrecht und deren Auswirkungen auf die Wirtschaft. Besonderes Augenmerk galt den aktuellen Änderungen des Mehrwertsteuergesetzes, des Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung und des Gesetzes über elektronische Lieferscheine, einschließlich der neuen Regelungen zum Steuerschuldner, zum Zeitpunkt der Lieferung von Gegenständen, zur Ausstellung von Unterlagen über die Minderung und Berichtigung der Steuerbemessungsgrundlage sowie zu den Voraussetzungen für die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug. In diesem Zusammenhang wurden auch die Pflichten inländischer Steuerpflichtiger im Hinblick auf die Mehrwertsteuer-Identifikation in der Europäischen Union – sowohl bei B2B- als auch bei B2C-Geschäften –, die Registrierung zur Mehrwertsteuer in den Mitgliedstaaten sowie die praktische Anwendung von VIES, OSS und verwandten Mechanismen erörtert.

Ovogodišnji „7. poreski dani“ okupili su stručnjake iz oblasti poreza, finansija i prava, sa fokusom na najznačajnije novine u poreskoj regulativi i njihov uticaj na privredu. Posebna pažnja bila je posvećena aktuelnim izmenama Zakona o PDV-u, Zakona o elektronskom fakturisanju i Zakona o elektronskim otpremnicama, uključujući nova pravila o poreskom dužniku, vremenu prometa dobara, izdavanju dokumenata o smanjenju i ispravci poreske osnovice, kao i uslovima za ostvarivanje prava na odbitak prethodnog poreza. U tom kontekstu razmatrane su i obaveze domaćih obveznika u pogledu identifikacije za potrebe PDV-a u Evropskoj uniji, kako u B2B, tako i u B2C transakcijama, registracija za PDV u državama članicama, kao i praktična primena sistema VIES, OSS i srodnih mehanizama. 

A substantial part of the programme was devoted to European and international tax trends: the reform of the DAC framework (Directive on Administrative Cooperation in the field of taxation), the introduction of the global minimum tax under the Pillar Two rules (QDMTT, IIR, UTPR) and the risks of fragmentation of tax systems, as well as the role of CFE Tax Advisers Europe in the dialogue with EU institutions, the OECD and the UN. In addition, practical issues concerning the electronic recording of VAT – individual and aggregate records, electronic records of input VAT and deadlines for posting in the electronic invoicing system – were addressed, with a particular focus on taxpayers within the VAT system, public sector entities and voluntary users of the Serbian e-Invoicing System (SEF).

Ein wesentlicher Teil des Programms war den europäischen und internationalen Steuertrends gewidmet: der Reform des DAC-Rahmens (Richtlinie über die Verwaltungszusammenarbeit im Steuerbereich), der Einführung der globalen Mindestbesteuerung nach den Pillar-Two-Regeln (QDMTT, IIR, UTPR) und den Risiken einer Fragmentierung der Steuersysteme sowie der Rolle von CFE Tax Advisers Europe im Dialog mit den Institutionen der EU, der OECD und den Vereinten Nationen. Darüber hinaus wurden praxisnahe Themen der elektronischen Erfassung der Mehrwertsteuer behandelt – Einzel- und Sammelaufzeichnungen, die elektronische Erfassung der Vorsteuer sowie die Fristen für die Verbuchung im System der elektronischen Rechnungsstellung – mit einem besonderen Fokus auf Steuerpflichtige im Mehrwertsteuersystem, Einrichtungen des öffentlichen Sektors und freiwillige Nutzer des serbischen elektronischen Rechnungssystems (SEF).

Značajan segment programa bio je posvećen evropskim i međunarodnim poreskim trendovima: reformi DAC okvira (direktiva o administrativnoj saradnji), uvođenju globalnog minimalnog poreza prema pravilima Pillar 2 (QDMTT, IIR, UTPR) i rizicima fragmentacije poreskih sistema, kao i ulozi CFE Tax Advisers Europe u dijalogu sa institucijama EU, OECD-om i UN-om. Dodatno su obrađene praktične teme elektronskog evidentiranja PDV-a - pojedinačne i zbirne evidencije, elektronska evidencija prethodnog poreza i rokovi za knjiženje u sistemu elektronskih faktura - sa akcentom na obveznike koji su u PDV sistemu, subjekte javnog sektora i dobrovoljne korisnike SEF-a.

Kristijan Karan, the new President of the Statutory Commission of the Serbian Tax Advisers Association, discusses recent changes in VAT, UBO and capital gains taxation.

Kristijan Karan, der neue Vorsitzende der Satzungskommission des serbischen Steuerberaterverbands, spricht über Neuerungen bei der Umsatzsteuer, UBO und Kapitalsteuer

Kristijan Karan, novi predsednik Statutarne komisije UPSS, govori o novinama u PDV-u, elektronskom fakturisanju, stvarnim vlasnicima i oporezivanju kapitalne dobiti.

II. Who records the data and in what manner?

I. Who is considered a beneficial owner?

I. Wer gilt als wirtschaftlich Berechtigter?

I. Ko se smatra stvarnim vlasnikom?

Preponderant influence over the conduct of business and decision-making

Vorherrschender Einfluss auf die Geschäftsführung und Entscheidungsfindung

Preovlađujući uticaj na vođenje poslova i donošenje odluka

II. Wer führt die Datenerfassung durch und auf welche Weise?

II. Ko vrši evidentiranje podataka i na koji način?

III. Required documentation

III. Erforderliche Dokumentation

III. Neophodna dokumentacija

IV. Additional Notes and Conclusion

IV. Zusätzliche Hinweise und Fazit

IV. Dodatne napomene i zaključak

UBO Central Register in Serbia — AMLCFT compliance

AML overview — KYC, sanctions and UBO in Serbia

Überblick über AML-System — KYC, Sanktionen und wirtschaftlich Berechtigte in Serbien

Pregled AML sistema — KYC, sankcije i stvarni vlasnici u Srbiji

Corporate ownership structure diagram — UBO shareholding

Diagramm der Unternehmensbeteiligungsstruktur — Anteile der wirtschaftlich Berechtigten

Dijagram vlasničke strukture privrednog društva — udeli stvarnih vlasnika

Money laundering stages — focus on layering (Serbia)

Phasen der Geldwäsche — Schwerpunkt auf der Layering-Phase (Serbien)

Faze pranja novca — fokus na layering fazu (Srbija)

Zentrales Register der wirtschaftlich Berechtigten in Serbien — AML/CFT-Konformität

Centralni registar stvarnih vlasnika u Srbiji — usklađenost sa AML/CFT propisima

- for a domestic natural person – personal name, Unique Master Citizen Number (JMBG), date of birth, place and country of birth, as well as country of residence;

- für eine inländische natürliche Person – persönlicher Name, einheitliche Bürgeridentifikationsnummer (JMBG), Geburtsdatum, Geburtsort und -staat sowie Wohnsitzstaat;

- za domaće fizičko lice - lično ime, jedinstveni matični broj građana, datum rođenja, mesto i državu rođenja, kao i državu prebivališta;

- for a foreigner – personal name, passport number or foreigner’s identity card number and the issuing country and/or a foreigner identification number, date of birth, place and country of birth, country of residence and nationality;

- für einen Ausländer – persönlicher Name, Reisepassnummer oder Nummer des ausländischen Personalausweises und Ausstellungsstaat und/oder Ausländer-Identifikationsnummer, Geburtsdatum, Geburtsort und -staat, Wohnsitzstaat und Staatsangehörigkeit;

- za stranca - lično ime, broj pasoša ili broj lične karte stranca i državu izdavanja i/ili evidencijski broj za stranca, datum rođenja, mesto i državu rođenja, državu prebivališta i državljanstvo; 

- for refugees or displaced persons – personal name, refugee identification document number, date of birth, place of birth, country of birth and country of stay;

- für Flüchtlinge oder Vertriebene – persönlicher Name, Nummer des Flüchtlingsausweises, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsstaat und Aufenthaltsstaat;

- za izbegla ili prognana lica - lično ime, broj izbegličke legitimacije, datum rođenja, mesto rođenja, državu rođenja i državu boravišta;

- the basis for acquiring the status of beneficial owner of the registered entity, the date on which the status of beneficial owner was acquired, as well as the date of recording of the data and documents.

- die Grundlage für den Erwerb der Eigenschaft des wirtschaftlich Berechtigten des registrierten Subjekts, das Datum des Erwerbs dieser Eigenschaft sowie das Datum der Erfassung der Daten und Unterlagen.

- osnov za sticanje svojstva stvarnog vlasnika registrovanog subjekta, datum sticanja svojstva stvarnog vlasnika, kao i datum o evidentiranju podataka i dokumenata.

- the founder in the process of incorporating the registered entity by electronic means;

- der Gründer im Verfahren der elektronischen Gründung des registrierten Subjekts;

- osnivač u postupku osnivanja registrovanog subjekta elektronskim putem; 

- the person authorised to represent the registered entity in all other cases;

- die zur Vertretung befugte Person im registrierten Subjekt in allen anderen Fällen;

- lice koje je ovlašćeno za zastupanje u registrovanom subjektu u svim drugim slučajevima; 

- the trustee of a trust, or in the case of a trust-like legal arrangement, the person comparable to the trustee.

- der Treuhänder eines Trusts bzw. bei einem trustähnlichen Rechtsverhältnis die mit dem Treuhänder vergleichbare Person.

- poverenik trasta, odnosno u slučaju pravnog odnosa sličnog trastu lice koje je uporedivo sa poverenikom.

The authorised person records the data via the website (portal) of the Business Registers Agency. The necessary technical requirements for carrying out this activity are:

Die bevollmächtigte Person nimmt die Erfassung über die Internetseite (das Portal) der Agentur für Wirtschaftsregister vor. Die hierfür notwendigen technischen Voraussetzungen sind:

Ovlašćeno lice vrši evidentiranje preko internet stranice (portala) Agencije za privredne registre. Neophodni tehnički uslovi za sprovođenje ove aktivnosti su:

- an account in the Business Registers Agency system (REID) or on the eID.gov.rs portal;

- ein Konto im System der Agentur für Wirtschaftsregister (REID) oder auf dem Portal eID.gov.rs;

- nalog na sistemu Agencije za privredne registre (REID) ili na portalu eID.gov.rs;

Before we turn to the operational obligations under the Law on the Central Register of Beneficial Owners, it is appropriate at this point to clarify the ratio legis—that is, the purpose and rationale—of the legal regime governing the institute of the beneficial owner. The institute of the beneficial owner is a response to a key structural problem in the anti-money laundering and counter-terrorist financing (AML/CFT) system, namely the economic anonymity enabled by layered corporate structures (multiple tiers of companies, fiduciary arrangements for entrusting assets to be managed for the benefit of a third party, chain ownership across several jurisdictions, and the like). That anonymity underpins the layering phase in the classic money-laundering cycle and also functions as a tool for corruption, tax evasion, sanctions evasion, and terrorist financing. For that reason, an obligation has been established to identify (and register) the beneficial owner of a given legal entity, thereby shifting the emphasis from formal to substantive control. Instead of relying solely on recorded/registered owners, the Law requires determination of the specific natural person who ultimately derives benefit from the business or exercises decisive influence over decision-making. In other words, the focus of interest is no longer the nominal owner or the person who appears in documents, but the one who effectively manages, directs, or enjoys the results of the business. This approach prevents the misuse of indirect, layered, and fiduciary arrangements to conceal actual control, ensures greater transparency of the ownership structure, and enables AML/CFT measures to be applied in accordance with the real—and not merely formal—state of affairs. In doing so, it corrects the information asymmetry between obliged entities applying know-your-customer measures—primarily banks, and then lawyers, accountants, auditors, and others—and the client. The essence is that a centralized and reliable dataset of ultimate beneficial owners (UBO) provides obliged entities with trustworthy information on which to apply risk-based measures. Such a dataset enables more precise risk stratification (application of simplified or enhanced due diligence—SDD/EDD), as well as screening for PEP status and international sanctions. At the same time, standardized documentation reduces the number of false positives, accelerates processing, and lowers compliance costs.

- the NEXU application installed for electronic signing.

- die installierte NEXU-Anwendung zum elektronischen Signieren.

- instalirana NEXU aplikacija za elektronsko potpisivanje.

Documents are scanned and uploaded to the Central Register in PDF format. If the documents are in a foreign language, or are foreign documents, they must be translated and certified by a sworn court interpreter (and in some cases an apostille must be obtained).

Die Unterlagen werden im PDF-Format gescannt und in das Zentrale Register hochgeladen. Handelt es sich um Unterlagen in einer Fremdsprache bzw. um ausländische Unterlagen, sind diese von einem beeidigten Gerichtsdolmetscher zu übersetzen und zu beglaubigen (und mitunter ist zusätzlich eine Apostille zu beschaffen).

Dokumenta se skeniraju i učitavaju u Centralnu evidenciju u PDF formatu. Ukoliko je reč o dokumentima na stranom jeziku, odnosno o inostranim dokumentima - ona treba da budu prevedena i overena od strane ovlašćenog sudskog tumača (a nekada je potrebno pribaviti i apostil).

As previously stated, simultaneously with recording the data on the beneficial owner it is necessary to upload the documents on the basis of which that person has been determined. The grounds for recording prescribed by the Law are:

Wie zuvor ausgeführt, sind gleichzeitig mit der Eintragung der Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten die Unterlagen hochzuladen, auf deren Grundlage diese Person bestimmt wurde. Die durch das Gesetz vorgesehenen Eintragungsgrundlagen sind:

Kao što je ranije navedeno, istovremeno sa evidentiranjem podataka o stvarnom vlasniku neophodno je učitati i dokumente na osnovu kojih je isti određen. Osnovi evidentiranja propisani Zakonom su:

- the registration of the registered entity in the competent register;

- die Eintragung des registrierten Subjekts in das zuständige Register;

- upis registrovanog subjekta u nadležni registar; 

- a change in the ownership structure and the members of the governing bodies of the registered entity, as well as other changes on the basis of which the fulfilment of the conditions for acquiring the status of beneficial owner of the registered entity may be assessed;

- eine Änderung der Eigentümerstruktur und der Mitglieder der Leitungsorgane des registrierten Subjekts sowie sonstige Änderungen, anhand derer die Erfüllung der Voraussetzungen für den Erwerb der Eigenschaft des wirtschaftlich Berechtigten des registrierten Subjekts beurteilt werden kann;

- promena vlasničke strukture i članova organa registrovanog subjekta, kao i druge promene na osnovu kojih se može ceniti ispunjenost uslova za sticanje svojstva stvarnog vlasnika registrovanog subjekta;

It is also important to note the obligation imposed by Article 9 of the Law on registered entities, i.e., on authorised persons—to verify the accuracy and up-to-dateness of the recorded data on the beneficial owner within one year from the date of the last recording of data on the beneficial owner, or from the date of the last confirmation of the accuracy and up-to-dateness of the recorded data on the beneficial owner, and within a further period of 30 days to confirm the accuracy and up-to-dateness of the recorded data on the beneficial owner. Article 18 of the Law provides for criminal liability by prescribing that a person shall be punished by imprisonment from six months to five years if, with the intent to conceal the beneficial owner of a registered entity, a trust or a trust-like legal arrangement, he or she fails to record data on the beneficial owner in the Central Register, records false data on the beneficial owner as true, or alters or deletes true data on the beneficial owner of the registered entity, trust or trust-like legal arrangement. 

Wesentlich ist zudem die in Artikel 9 des Gesetzes auferlegte Pflicht der registrierten Subjekte bzw. der bevollmächtigten Personen, die Richtigkeit und Aktualität der eingetragenen Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten innerhalb eines Jahres ab dem Tag der letzten Eintragung der Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten bzw. ab dem Tag der letzten Bestätigung der Richtigkeit und Aktualität der eingetragenen Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten zu prüfen und innerhalb einer weiteren Frist von 30 Tagen die Richtigkeit und Aktualität der eingetragenen Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten zu bestätigen. In Artikel 18 sieht das Gesetz die strafrechtliche Verantwortlichkeit vor, indem es bestimmt, dass mit Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu fünf Jahren bestraft wird, wer in der Absicht, den wirtschaftlich Berechtigten eines registrierten Subjekts, eines Trusts oder eines trustähnlichen Rechtsverhältnisses zu verschleiern, die Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten nicht in das Zentrale Register einträgt, eine unrichtige Angabe über den wirtschaftlich Berechtigten als richtig einträgt oder eine richtige Angabe über den wirtschaftlich Berechtigten des registrierten Subjekts, des Trusts oder des trustähnlichen Rechtsverhältnisses ändert oder löscht.

Značajno je pomenuti i obavezu koju je Zakon u članu 9 nametnuo registrovanim subjektima, odnosno ovlašćenim licima - da izvrše proveru tačnosti i ažurnosti evidentiranih podataka o stvarnom vlasniku u roku od godinu dana od dana poslednjeg evidentiranja podataka o stvarnom vlasniku, odnosno od dana poslednje potvrde tačnosti i ažurnosti evidentiranih podataka o stvarnom vlasniku i da u daljem roku od 30 dana potvrde tačnost i ažurnost evidentiranih podataka o stvarnom vlasniku. U odredbi člana 18 Zakon predviđa krivičnu odgovornost, tako što propisuje da će se kaznom zatvora od šest meseci do pet godina kazniti onaj ko u nameri da prikrije stvarnog vlasnika registrovanog subjekta, trasta odnosno pravnog odnosa sličnom trastu, u Centralnu evidenciju ne evidentira podatke o stvarnom vlasniku, evidentira neistinit podatak o stvarnom vlasniku kao istinit, promeni ili izbriše istinit podatak o stvarnom vlasniku registrovanog subjekta, trasta odnosno pravnog odnosa sličnom trastu. 

Additionally, the Law prescribes misdemeanour liability for registered entities as well as for responsible persons within a registered entity, accompanied by high pecuniary fines, for example where a registered entity fails to record data on the beneficial owner of the registered entity and, simultaneously with such recording, to upload the documents on the basis of which the beneficial owner of the registered entity has been determined, no later than within 30 days from the date on which the ground for recording arose; where it fails to record accurate data on the beneficial owner in the Central Register; where it fails, within the prescribed period, to confirm in the Central Register the accuracy and up-to-dateness of the recorded data on the beneficial owner; and the like. For a misdemeanour committed, a protective measure may be imposed on the registered entity consisting of a prohibition on performing certain activities, and on the responsible person within the registered entity a prohibition on performing certain functions in the legal person, for a period of six months to three years, calculated from the date on which the judgment becomes final.

Darüber hinaus ordnet das Gesetz auch die Ordnungswidrigkeitenhaftung der registrierten Subjekte sowie der verantwortlichen Personen im registrierten Subjekt an, verbunden mit hohen Geldbußen, etwa wenn das registrierte Subjekt die Eintragung der Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten des registrierten Subjekts und zugleich das Hochladen der Unterlagen, auf deren Grundlage der wirtschaftlich Berechtigte des registrierten Subjekts bestimmt wurde, nicht vornimmt, und zwar spätestens innerhalb von 30 Tagen ab dem Eintritt des Eintragungsgrundes; wenn es keine richtigen Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten in das Zentrale Register einträgt; wenn es die Bestätigung der Richtigkeit und Aktualität der eingetragenen Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist vornimmt; und Ähnliches. Für die begangene Ordnungswidrigkeit kann gegen das registrierte Subjekt als Schutzmaßnahme ein Verbot der Ausübung bestimmter Tätigkeiten verhängt werden; gegen die verantwortliche Person im registrierten Subjekt kann ein Verbot der Ausübung bestimmter Funktionen in der juristischen Person verhängt werden, jeweils für die Dauer von sechs Monaten bis zu drei Jahren, gerechnet ab dem Tag der Rechtskraft des Urteils.

Dodatno, Zakon propisuje i prekršajnu odgovornost registrovanih subjekata, kao i odgovornih lica u registrovanom subjektu, praćenu visokim novčanim kaznama, i to npr. ako registrovani subjekt ne izvrši evidentiranje podataka o stvarnom vlasniku registrovanog subjekta i istovremeno sa evidentiranjem ne učita dokumente na osnovu kojih je stvarni vlasnik Registrovanog subjekta određen, najkasnije u roku od 30 dana od dana nastupanja osnova evidentiranja; ako u Centralnu evidenciju ne evidentira tačne podatke o stvarnom vlasniku; ako u Centralnoj evidenciji, ne izvrši potvrđivanje tačnosti i ažurnosti evidentiranih podataka o stvarnom vlasniku u propisanom roku i slično. Za učinjeni prekršaj registrovanom subjektu se može izreći zaštitna mera zabrane vršenja određenih delatnosti, a odgovornom licu u registrovanom subjektu zabrana vršenja određenih poslova u pravnom licu, i to u trajanju od šest meseci do tri godine, računajući od dana izvršnosti presude.

In conclusion, the institute of the beneficial owner and the central register should be viewed as an infrastructural element of the anti-money-laundering system, not as “one more piece of paper”. For simple corporate structures (e.g., a single-member LLC/DOO), alignment is predominantly technical-administrative and largely unproblematic. The challenges arise with foreign investments featuring complex ownership chains—particularly where publicly listed companies appear in the chain, multi-layer holdings from different jurisdictions, and fiduciary (trust-like) arrangements—where a deeper evidentiary trail, consistent documentation, and careful interpretation of preponderant influence below quantitative thresholds are required. Even so, such entities are not unprepared in practice: banks in Serbia have for years applied stricter standards for evidencing UBO status and require robust documentation (register extracts, articles of association, members’ agreements, listing certificates, control statements, etc.), so the expected standard of proof has largely been internalised within their compliance processes. In such an environment, timely mapping of the ownership chain, collection of reliable instruments, and periodic review of data most effectively guard against regulatory, reputational, and operational risk. 

Abschließend sind das Institut des wirtschaftlich Berechtigten und das Zentrale Register als infrastrukturelle Elemente des Systems zur Verhinderung von Geldwäsche zu begreifen, nicht als „zusätzliches Papier“. Bei einfachen Gesellschaftsstrukturen (z. B. einpersonaler DOO) ist die Compliance überwiegend technisch-administrativ und ohne größere Hürden. Herausforderungen treten bei Auslandsinvestitionen mit komplexen Beteiligungsketten auf, insbesondere wenn in der Kette öffentliche Aktiengesellschaften erscheinen, mehrschichtige Holdings aus unterschiedlichen Jurisdiktionen sowie treuhänderische (trustähnliche) Gestaltungen—dann sind eine tiefere Nachweiskette, konsistente Dokumentation und eine sorgfältige Auslegung des vorherrschenden Einflusses unterhalb quantitativer Schwellen erforderlich. Diese Subjekte sind in der Praxis jedoch nicht unvorbereitet: Banken in Serbien wenden seit Jahren strengere Nachweisstandards für den UBO-Status an und verlangen eine robuste Dokumentation (Registerauszüge, Gründungsakte/Satzungen, Gesellschafterverträge, Listing-Bescheinigungen, Kontrollerklärungen u. Ä.), sodass das erwartete Beweisniveau weitgehend in ihre Compliance-Prozesse internalisiert ist. In einem solchen Umfeld schützen die rechtzeitige Abbildung der Eigentumskette, die Beschaffung verlässlicher Urkunden und die periodische Datenüberprüfung am effektivsten vor regulatorischen, reputationsbezogenen und operationellen Risiken.

Zaključno, institut stvarnog vlasnika i centralna evidencija treba posmatrati kao infrastrukturni element sistema sprečavanja pranja novca, a ne kao „dodatni papir“. Za jednostavne korporativne strukture (npr. jednočlani DOO) usklađivanje je pretežno tehničko-administrativno i bez većih prepreka. Izazovi se javljaju kod stranih ulaganja sa složenim lancima vlasništva, naročito kada se u nizu pojavljuju javna akcionarska društva, višeslojni holdinzi iz različitih jurisdikcija, poverenički (fiducijarni) aranžmani i sl — tada su potrebni dublja dokazna trasa, konzistentno dokumentovanje i pažljivo tumačenje preovlađujućeg uticaja ispod kvantitativnih pragova. Ipak, ti subjekti u praksi nisu nespremni: banke u Srbiji već godinama primenjuju strože standarde dokazivanja UBO statusa i traže robusnu dokumentaciju (izvodi iz registara, osnivački akti, ugovori članova, potvrde o listiranju, izjave o kontroli i sl.), pa je očekivani nivo dokaza u velikoj meri već internalizovan u njihovim compliance procesima. U takvom okruženju, pravovremeno mapiranje vlasničkog lanca, prikupljanje verodostojnih isprava i periodična revizija podataka najefikasnije štite od regulatornog, reputacionog i operativnog rizika. 

Bevor wir zu den operativen Pflichten nach dem Gesetz über das Zentrale Register der wirtschaftlich Berechtigten übergehen, ist es an dieser Stelle angezeigt, die ratio legis – also Zweck und Sinn – der gesetzlichen Ausgestaltung des Instituts des wirtschaftlich Berechtigten zu erläutern. Das Institut des wirtschaftlich Berechtigten ist eine Antwort auf ein zentrales Strukturproblem des Systems zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (AML/CFT), nämlich die durch verschachtelte Unternehmensstrukturen ermöglichte wirtschaftliche Anonymität (mehrstufige Gesellschaftsstrukturen, treuhänderische Gestaltungen zur Verwaltung von Vermögenswerten zugunsten eines Dritten, Kettenbeteiligungen über mehrere Jurisdiktionen usw.). Diese Anonymität bildet das Fundament der Verschleierungsphase („Layering“) im klassischen Geldwäschezyklus und ist zugleich ein Instrument für Korruption, Steuerhinterziehung, Sanktionsumgehung und Terrorismusfinanzierung. Aus diesem Grund wurde die Pflicht zur Identifizierung (und Registrierung) des wirtschaftlich Berechtigten eines Rechtsträgers eingeführt; dadurch verlagert sich der Schwerpunkt von formaler auf materielle Kontrolle. Anstatt sich ausschließlich auf eingetragene/registrierte Eigentümer zu stützen, verlangt das Gesetz die Feststellung der konkreten natürlichen Person, die letztlich Nutzen aus der Geschäftstätigkeit zieht oder maßgeblichen Einfluss auf die Entscheidungsfindung ausübt. Mit anderen Worten, Gegenstand des Interesses ist nicht mehr der nominelle Eigentümer oder die in Unterlagen genannte Person, sondern derjenige, der effektiv steuert, lenkt oder die Ergebnisse der Geschäftstätigkeit nutzt. Dieser Ansatz verhindert den Missbrauch mittelbarer, verschachtelter und treuhänderischer Gestaltungen zur Verschleierung der tatsächlichen Kontrolle, gewährleistet eine höhere Transparenz der Eigentümerstruktur und ermöglicht die Anwendung von AML/CFT-Maßnahmen im Einklang mit den tatsächlichen – und nicht nur formellen – Verhältnissen. Damit wird die Informationsasymmetrie zwischen den Verpflichteten, die Maßnahmen der Kundenidentifizierung anwenden – in erster Linie Banken, daneben aber auch Rechtsanwälte, Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und andere – und dem Kunden korrigiert. Wesentlich ist, dass ein zentralisierter und verlässlicher Datenbestand über wirtschaftlich Berechtigte (UBO) den Verpflichteten belastbare Informationen zur Verfügung stellt, auf deren Grundlage risikobasierte Maßnahmen umgesetzt werden. Ein solcher Datenbestand ermöglicht eine präzisere Risikoselektion (Anwendung vereinfachter oder verstärkter Sorgfaltspflichten – SDD/EDD) sowie das Screening auf PEP-Status und internationale Sanktionen. Zugleich reduziert standardisierte Dokumentation die Zahl von Falsch-Positiv-Treffern, beschleunigt die Bearbeitung und senkt die Compliance-Kosten.

Pre nego što pređemo na operativne obaveze iz Zakona o centralnoj evidenciji stvarnih vlasnika, na ovom mestu smatramo prikladnim da razjasnimo racio legis, odnosno namenu i smisao zakonskog uređenja instituta stvarnog vlasnika. Institut stvarnog vlasnika je odgovor na ključni strukturni problem sistema za sprečavanje pranja novca i finansiranja terorizma (AML/CFT), a to je ekonomska anonimnost koju omogućavaju slojevite korporativne strukture (više nivoa privrednih društava, pravni aranžmani poveravanja imovine radi upravljanja u korist trećeg lica, lančana vlasništva preko više jurisdikcija i slično). Ta anonimnost je temelj faze slojevitog prikrivanja porekla sredstava tzv. “layering” u klasičnom ciklusu pranja novca, ali i alat za korupciju, poreske utaje, izbegavanje sankcija i finansiranje terorizma. Iz tog razloga je uspostavljena obaveza identifikacije (i registracije) stvarnog vlasnika nekog privrednog subjekta, te se na taj način premešta težište sa formalnog na materijalni nivo kontrole. Umesto da se oslonimo samo na upisane/registrovane vlasnike, Zakon zahteva da se utvrdi koje je to konkretno fizičko lice koje u krajnjoj liniji ostvaruje korist od poslovanja ili vrši odlučujući uticaj na donošenje odluka. Drugim rečima, predmet interesovanja više nije nominalni vlasnik ili lice koje se pojavljuje u dokumentima, već onaj ko efektivno upravlja, usmerava ili koristi rezultate poslovanja. Ovakav pristup sprečava zloupotrebu posrednih, slojevitih i fiducijarnih aranžmana radi prikrivanja stvarne kontrole, obezbeđuje veću transparentnost vlasničke strukture i omogućava primenu AML/CFT mera u skladu sa stvarnim, a ne samo formalnim stanjem. Time se koriguje informaciona asimetrija između obveznika primene mera poznavanja klijenta – pre svega banaka a zatim i advokata, računovođa, revizora i drugih – i samog klijenta. Suština je u tome da centralizovan i verodostojan skup podataka o stvarnim vlasnicima (UBO) stavlja obveznicima na raspolaganje pouzdane informacije na osnovu kojih primenjuju mere zasnovane na proceni rizika. Takav skup podataka omogućava precizniju selekciju prema riziku (primenu pojednostavljenih ili pojačanih mera – SDD/EDD), kao i filtriranje PEP statusa i međunarodnih sankcija. Istovremeno, standardizovana dokumentacija smanjuje broj lažnih pozitivnih nalaza, ubrzava obradu i smanjuje troškove usklađenosti.

In addition, the availability of accurate and up-to-date UBO data accelerates financial intelligence work and asset tracing by financial intelligence units (FIUs) and public prosecutors, because the authorities can more quickly identify the persons who truly control the entities and the assets. At the same time, reputational and legal risk increases for those attempting concealment, since it becomes easier to prove who stands behind formal structures. Accordingly, modern standards—primarily FATF Recommendations 24/25 and the EU AML framework—insist not only on the initial identification of the beneficial owner, but also on the accuracy, timeliness, and verifiability of the data, with appropriate documentary substantiation even where control is below a quantitative threshold (for example, where there is a preponderant influence without a holding of at least 25%). In this sense, the Serbian Law and the established central register are not a mere administrative formality, but a transparency infrastructure without which a risk-based AML/CFT regime cannot function effectively. Hence the strict deadlines, clearly prescribed documentation standards, and sanctioning mechanisms that accompany this obligation.

Although the recent legislative amendments may not have resolved certain issues in the most technically elegant way and have left many matters open—causing headaches for us and our clients in practice—we consider the overall direction to be sound and necessary. A higher level of transparency reduces information asymmetries and country risk, which lowers the cost of capital and facilitates access to banks and investors; it speeds up KYC and legal checks (client onboarding, M&A due diligence) thanks to standardised, centralised data; it curbs unfair competition and corruption, thereby building a fair market; and it aligns Serbia with FATF/EU standards, increasing predictability and attractiveness for cross-border investment.

Auch wenn die jüngsten Gesetzesänderungen einzelne Punkte technisch nicht optimal gelöst und manches offengelassen haben—was uns und unseren Mandanten derzeit in der Praxis Kopfschmerzen bereitet—halten wir dies in der Gesamtschau für richtig und erforderlich. Ein höheres Maß an Transparenz verringert Informationsasymmetrien und das Länderrisiko, senkt damit die Kapitalkosten und erleichtert den Zugang zu Banken und Investoren; es beschleunigt KYC und rechtliche Prüfungen (Kunden-Onboarding, M&A-Due-Diligence) dank standardisierter, zentralisierter Daten; es bekämpft unlauteren Wettbewerb und Korruption und schafft so einen fairen Markt; und es bringt Serbien in Einklang mit FATF-/EU-Standards, was die Vorhersehbarkeit erhöht und die Attraktivität für grenzüberschreitende Investitionen steigert.

Iako možda nove zakonske izmene nisu najbolje tehnički rešile pojedine stvari, ostavljajući mnogo toga nedorečenim, a što nama i našim klijentima u praksi trenutno prouzrokuje glavobolje, smatramo da je ovo u globalu dobro i potrebno. Viši stepen transparentnosti smanjuje informacione asimetrije i rizik zemlje, što snižava cenu kapitala i olakšava pristup bankama i investitorima; ubrzava KYC i pravne provere (onboarding klijenata, M&A due diligence) zbog standardizovanih, centralizovanih podataka; suzbija nelojalnu konkurenciju i korupciju, čime se gradi fer tržište; i usklađuje Srbiju sa FATF/EU standardima, povećavajući predvidivost i atraktivnost za prekogranična ulaganja.

- a natural person who is the settlor, trustee, protector, or beneficiary of a trust, if designated, and if the beneficiary is not designated, the class of persons in whose interest the trust is established, as well as any person who has a dominant position in the management of the trust or in a trust-like legal arrangement;

- eine natürliche Person, die Gründer (Settlor), Treuhänder (Trustee), Protektor oder Begünstigter eines Trusts ist, sofern bestimmt, und ist der Begünstigte nicht bestimmt, der Personenkreis, zu dessen Gunsten der Trust errichtet wurde, sowie eine Person, die eine beherrschende Stellung bei der Verwaltung des Trusts bzw. eines trustähnlichen Rechtsverhältnisses innehat;

- fizičko lice koje je osnivač, poverenik, zaštitnik, korisnik trasta ako je određen, a ako korisnik nije određen krug lica u čijem je interesu trast ustanovljen, kao i lice koje ima dominantan položaj u upravljanju trastom, odnosno u pravnom odnosu sličnom trastu;

- a natural person who is the founder or beneficiary of a foundation or endowment, if designated, and if the beneficiary is not designated, the class of persons in whose interest the foundation or endowment is established, as well as the members of the governing bodies of the foundation or endowment.

- eine natürliche Person, die Gründer oder Begünstigter einer Stiftung bzw. Vermögensstiftung ist, sofern bestimmt, und ist der Begünstigte nicht bestimmt, der Personenkreis, zu dessen Gunsten die Stiftung bzw. Vermögensstiftung errichtet wurde, sowie die Mitglieder der Organe der Stiftung bzw. Vermögensstiftung.

- fizičko lice koje je osnivač, korisnik fondacije, odnosno zadužbine ako je određen, a ako korisnik nije određen krug lica u čijem interesu je fondacija, odnosno zadužbina osnovana, kao i članovi organa fondacije, odnosno zadužbine.

By way of exception, if for companies, except public joint-stock companies; cooperatives; branches of foreign companies; business and other associations, except chambers of commerce and representative offices of foreign chambers of commerce, political parties, trade unions, sports organisations and associations, churches and religious communities; institutions; representative offices of foreign companies, associations, foundations and endowments, it is not possible to determine a natural person from the first three indents of the preceding paragraph in the manner prescribed by the Law, and where all reasonable actions and measures have been undertaken to determine the beneficial owner but no beneficial owner has been identified, the beneficial owner of the registered entity shall be the natural person who is registered for representation, or who is registered as a member of that entity’s governing body. In international practice this constitutes the so-called “fallback” clause, i.e., a subsidiary mechanism for determining the beneficial owner in situations where it is not possible to identify any natural person who satisfies the primary criteria of ownership or control. Every natural person who meets the above conditions is recorded in the Central Register.

Ausnahmsweise gilt: Kann bei Gesellschaften, mit Ausnahme öffentlicher Aktiengesellschaften; Genossenschaften; Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften; geschäftlichen und sonstigen Vereinigungen, mit Ausnahme der Handelskammern und der Vertretungen ausländischer Handelskammern, politischer Parteien, Gewerkschaften, Sportorganisationen und -vereinen, Kirchen und Religionsgemeinschaften; Einrichtungen; Vertretungen ausländischer Gesellschaften, Vereinigungen, Stiftungen und Vermögensstiftungen eine natürliche Person im Sinne der ersten drei Spiegelstriche des vorstehenden Absatzes in der vom Gesetz vorgeschriebenen Weise nicht bestimmt werden, und wurden alle zumutbaren Handlungen und Maßnahmen zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten ergriffen, ohne dass ein wirtschaftlich Berechtigter festgestellt werden konnte, so gilt als wirtschaftlich Berechtigter des registrierten Subjekts die natürliche Person, die zur Vertretung eingetragen ist bzw. als Mitglied des Leitungsorgans dieses Subjekts eingetragen ist. Dies stellt in der internationalen Praxis die sog. „Fallback“-Klausel dar, also einen subsidiären Mechanismus zur Bestimmung des wirtschaftlich Berechtigten in Situationen, in denen keine natürliche Person identifiziert werden kann, die die primären Kriterien der Eigentümerschaft oder Kontrolle erfüllt. In das Zentrale Register wird jede natürliche Person eingetragen, die die oben genannten Voraussetzungen erfüllt.

Izuzetno, ako za privredna društva, osim javnih akcionarskih društava; zadruge; ogranke stranih privrednih društava; poslovna i druga udruženja, osim privrednih komora i predstavništava stranih privrednih komora, političkih stranaka, sindikata, sportskih organizacija i udruženja, crkava i verskih zajednica; ustanove; predstavništva stranih privrednih društava, udruženja, fondacija i zadužbina, nije moguće odrediti fizičko lice iz prve tri alineje prethodnog pasusa na način kako je to propisano Zakonom, kao i u slučaju kada su preduzete sve razumne radnje i mere kako bi se odredio stvarni vlasnik, a uprkos tome nije određen stvarni vlasnik, stvarni vlasnik registrovanog subjekta je fizičko lice koje je registrovano za zastupanje, odnosno koje je registrovano kao član organa upravljanja tog subjekta. Što u međunarodnoj praksi predstavlja tzv. „fallback“ klauzulu, odnosno supsidijarni mehanizam za određivanje stvarnog vlasnika u situacijama kada nije moguće identifikovati nijedno fizičko lice koje ispunjava primarne kriterijume vlasništva ili kontrole. U Centralnu evidenciju se evidentira svako fizičko lice koje ispunjava gore navedene uslove.

With a view to facilitating the application of the statutory rules, the Ministry of Economy has published the Guidance for Recording the Beneficial Owner of a Registered Entity in the Central Register (hereinafter referred to as: “Guidance”). Among other points, the Guidance explains that “preponderant influence over the conduct of business and decision-making” of a company means a natural person’s preponderant influence over decisions concerning the registered entity’s financial and business policy, such as: adoption or amendment of the company’s business plan; change of activity, legal form, and mode of operation of the company; additional indebtedness by way of loans and credits; adoption of decisions on dividends or other profit distributions. It further states that a natural person is deemed to have a preponderant influence if he or she has the right to appoint the majority of directors or members of the supervisory board; as well as where he or she is significantly involved in the management and steering of the company’s business policy. In addition, the Guidance states that preponderant influence also includes joint action whereby two or more natural persons, on the basis of a mutual agreement, exercise voting rights in the registered entity or undertake other actions for the purpose of exerting joint influence over the management or operations of that registered entity.

Zur Erleichterung der Anwendung der gesetzlichen Normen hat das Ministerium für Wirtschaft den Leitfaden zur Eintragung des wirtschaftlich Berechtigten eines registrierten Subjekts in das Zentrale Register veröffentlicht (im Folgenden als: „Leitfaden“ bezeichnet). Unter anderem wird im Leitfaden erläutert, dass unter „vorherrschendem Einfluss auf die Geschäftsführung und Entscheidungsfindung“ eines Unternehmens der vorherrschende Einfluss einer natürlichen Person auf Entscheidungen über die Finanz- und Geschäftspolitik des registrierten Subjekts zu verstehen ist, wie etwa: die Annahme oder Änderung des Geschäftsplans des Unternehmens; die Änderung der Tätigkeit, der Rechtsform und der Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens; zusätzliche Verschuldung durch Darlehen und Kredite; Beschlussfassungen über Dividenden oder andere Gewinnausschüttungen. Ferner wird ausgeführt, dass eine natürliche Person als Inhaberin eines vorherrschenden Einflusses gilt, wenn sie das Recht hat, die Mehrheit der Geschäftsführer oder der Mitglieder des Aufsichtsrats zu bestellen; ebenso, wenn sie wesentlich in die Leitung und die Steuerung der Geschäftspolitik des Unternehmens eingebunden ist. Darüber hinaus führt der Leitfaden aus, dass der vorherrschende Einfluss auch ein gemeinsames Handeln umfasst, bei dem zwei oder mehr natürliche Personen aufgrund einer gegenseitigen Vereinbarung ihre Stimmrechte im registrierten Subjekt ausüben oder andere Handlungen vornehmen, um gemeinsam Einfluss auf die Leitung oder die Geschäftstätigkeit dieses registrierten Subjekts auszuüben.

U cilju olakšane primene zakonskih normi, Ministarstvo privrede je objavilo Vodič za evidentiranje stvarnog vlasnika registrovanog subjekta u Centralnu evidenciju (u daljem tekstu označen kao: “Vodič”). Između ostalog, u Vodiču je dato i objašnjenje da se pod preovlađujućim uticajem na vođenje poslova i donošenje odluka društva podrazumeva preovlađujući uticaj fizičkog lica u donošenju odluka o finansijskoj i poslovnoj politici registrovanog subjekta, kao što su: usvajanje ili izmena poslovnog plana privrednog društva; promena delatnosti, pravne forme i načina poslovanja privrednog društva; dodatno zaduživanje putem zajmova i kredita; donošenje odluka o dividendama ili drugim raspodelama dobiti. Dalje je navedeno da se smatra da fizičko lice ima preovlađujući uticaj i ako ima pravo na imenovanje većine direktora ili članova nadzornog odbora; kao i ukoliko je značajno uključen u upravljanje i vođenje poslovne politike društva. Pored toga, u Vodiču se navodi i da preovlađujući uticaj uključuje i zajedničko delovanje u kojem dva ili više fizičkih lica koja na osnovu međusobnog sporazuma koriste glasačka prava u registrovanom subjektu ili preduzimaju druge radnje u cilju vršenja zajedničkog uticaja na upravljanje ili poslovanje tog registrovanog subjekta.

- a qualified electronic certificate (electronic signature) issued by a certification authority in the Republic of Serbia;

- ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat (elektronische Signatur), ausgestellt von einer Zertifizierungsstelle in der Republik Serbien;

- kvalifikovani elektronski sertifikat (elektronski potpis) izdat od sertifikacionog tela u Republici Srbiji;

- an installed electronic smart-card reader;

- ein installierter Kartenleser für elektronische Karten;

- instaliran čitač elektronskih kartica;

- the management from the Republic of Serbia of a trust or a trust-like legal arrangement, or the trustee of a trust, or the person comparable to a trustee in a trust-like legal arrangement, entering on behalf of the trust or the trust-like legal arrangement into a business, professional or commercial relationship, or carrying out transactions under Article 2 of the Law.

- die Führung eines Trusts bzw. eines trustähnlichen Rechtsverhältnisses aus der Republik Serbien heraus, oder dass der Treuhänder eines Trusts bzw. die einer Treuhänderin vergleichbare Person in einem trustähnlichen Rechtsverhältnis im Namen des Trusts bzw. des trustähnlichen Rechtsverhältnisses eine Geschäfts-, Berufs- oder Handelsbeziehung begründet oder Transaktionen gemäß Artikel 2 des Gesetzes vornimmt.

- upravljanje iz Republike Srbije trastom, odnosno pravnim odnosom sličnim trastu ili stupanje poverenika trasta, odnosno lica koje je uporedivo sa poverenikom u pravnom odnosu sličnom trastu u ime trasta, odnosno pravnog odnosa sličnog trastu u poslovni, profesionalni ili komercijalni odnos, odnosno obavljanje transakcija iz člana 2 Zakona.

Darüber hinaus beschleunigt die Verfügbarkeit genauer und aktueller UBO-Daten die finanzielle Aufklärung und Vermögensrecherche durch Finanzermittlungsstellen (FIU) und Staatsanwaltschaften, da die Verfahrensorgane die Personen, die tatsächlich die Subjekte und Vermögenswerte kontrollieren, schneller erreichen. Zugleich steigen für diejenigen, die Verschleierung versuchen, die Reputations- und Rechtsrisiken, weil sich leichter nachweisen lässt, wer hinter formalen Strukturen steht. Deshalb verlangen moderne Standards – in erster Linie die FATF-Empfehlungen 24/25 und der EU-AML-Rahmen – nicht nur die erstmalige Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten, sondern auch die Richtigkeit, Aktualität und Überprüfbarkeit der Daten, mit entsprechenden dokumentarischen Nachweisen selbst in Situationen, in denen die Kontrolle unterhalb eines quantitativen Schwellenwerts liegt (zum Beispiel bei beherrschendem Einfluss ohne einen Anteil von mindestens 25 %). In diesem Sinne sind das serbische Gesetz und das eingerichtete Zentrale Register keine bloße Verwaltungsförmelei, sondern eine Transparenz-Infrastruktur, ohne die ein risikobasiertes Regime zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung nicht wirksam funktionieren kann. Daher auch die strengen Fristen, klar normierten Dokumentationsstandards und Sanktionsmechanismen, die diese Verpflichtung begleiten.

Pored toga, dostupnost tačnih i ažurnih UBO podataka ubrzava finansijsko obaveštavanje i traganje za imovinom od strane finansijsko-obaveštajnih jedinica (FIU) i tužilaštava, jer organi postupka brže dolaze do lica koja zaista kontrolišu subjekte i imovinu. Istovremeno se podiže reputacioni i pravni rizik za one koji pokušavaju prikrivanje, budući da je lakše dokazati ko stoji iza formalnih struktura. Zbog toga savremeni standardi – pre svega FATF Preporuke 24/25 i EU AML okvir – ne insistiraju samo na inicijalnoj identifikaciji stvarnog vlasnika, već i na tačnosti, ažurnosti i proverljivosti podataka, uz odgovarajuća dokumentarna pokrića i u situacijama kada je kontrola ispod kvantitativnog praga (na primer, kada postoji preovlađujući uticaj bez udela od najmanje 25%). U tom smislu, srpski Zakon i uspostavljena centralna evidencija nisu puka administrativna formalnost, već infrastruktura transparentnosti bez koje režim sprečavanja pranja novca i finansiranja terorizma zasnovan na proceni rizika ne može delotvorno da funkcioniše. Otuda i strogi rokovi, jasno propisani standardi dokumentovanja I mehanizmi sankcionisanja koji prate ovu obavezu.

Under the current Law on the Central Register of Beneficial Owners (hereinafter referred to as the “Law”), registered entities are obliged to align with the provisions of the Law within 60 days from the date of commencement of its application. Since the Law began to apply on 1 October 2025, registered entities are obliged to comply with the provisions of the Law by the end of November of this year. The most significant practical consequence of the foregoing lies in the obligation of registered entities to record beneficial ownership data in the Central Register within the stated period and, simultaneously with such recording, to upload the documents on the basis of which the beneficial owner has been determined. For the purposes of the Law, “registered entities” are considered to be: companies, except public joint-stock companies; cooperatives; branches of foreign companies; business and other associations, except chambers of commerce and representative offices of foreign chambers of commerce, political parties, trade unions, sports organisations and associations, churches and religious communities; foundations and endowments; institutions; representative offices of foreign companies, associations, foundations and endowments. The provisions of the Law also apply to trusts administered from the Republic of Serbia, or whose administration is not located in the Republic of Serbia if the trustee, on behalf of the trust, enters into a business, professional or commercial relationship, or carries out transactions or cash transactions with legal or natural persons in the territory of the Republic of Serbia; as well as to legal arrangements similar to a trust administered from the Republic of Serbia, or whose administration is not located in the Republic of Serbia, if the person comparable to a trustee enters into a business, professional or commercial relationship, or carries out transactions or cash transactions with legal or natural persons in the territory of the Republic of Serbia.

The Guidance sets out examples of relevant documents by which the beneficial owner is determined, according to the various grounds for recording. Thus, for example, where the beneficial owner is a natural person who directly or indirectly holds 25% or more of the shares or equity in the registered entity’s capital, or 25% or more of the voting rights on the basis of which he or she participates in the management of the registered entity, this may be evidenced by an extract from the competent register; and if it is not possible to obtain all the data on the beneficial owner from the official public register, i.e., from the register maintained by the competent authority of the state of the foreign person’s seat, the registered entity may obtain such data from the original document or a certified copy of the document, or other business documentation, provided to it by the representative or attorney-in-fact of that foreign person (members’ agreement, articles of association, and the like).

Im Leitfaden sind Beispiele einschlägiger Unterlagen angeführt, anhand derer der wirtschaftlich Berechtigte je nach Eintragungsgrund bestimmt wird. So kann etwa, wenn der wirtschaftlich Berechtigte eine natürliche Person ist, die unmittelbar oder mittelbar 25 % oder mehr der Anteile oder Aktien am Grundkapital des registrierten Subjekts hält bzw. 25 % oder mehr der Stimmrechte besitzt, aufgrund derer sie an der Leitung des registrierten Subjekts teilnimmt, ein Auszug aus dem zuständigen Register maßgeblich sein; und ist es nicht möglich, alle Daten über den wirtschaftlich Berechtigten aus dem öffentlichen Register bzw. dem von der zuständigen Behörde des Staates des Sitzes der ausländischen Person geführten Register zu erlangen, kann das registrierte Subjekt diese Daten aus dem Originaldokument oder einer beglaubigten Kopie des Dokuments oder aus sonstiger Geschäftsdokumentation beziehen, die ihm vom Vertreter oder Bevollmächtigten dieser ausländischen Person übermittelt wird (Gesellschaftervertrag, Gründungsakt u. Ä.).

U Vodiču su navedeni primeri relevantnih dokumenata pomoću kojih se određuje stvarni vlasnik, po različitim osnovama evidentiranja. Tako na primer, ukoliko je stvarni vlasnik fizičko lice, koje posredno ili neposredno poseduje 25% ili više udela ili akcija u osnovnom kapitalu registrovanog subjekta, odnosno 25% ili više prava glasa, na osnovu kojih učestvuje u upravljanju registrovanim subjektom - to može biti izvod iz nadležnog registra, a ukoliko iz zvaničnog javnog registra, odnosno registra koji vodi nadležni organ države sedišta stranog lica nije moguće pribaviti sve podatke o stvarnom vlasniku, registrovani subjekt te podatke može pribaviti iz originalnog dokumenta ili overene kopije dokumenta ili druge poslovne dokumentacije, koju mu dostavlja zastupnik ili punomoćnik tog stranog lica (ugovor članova, osnivački akt i slično).

If, however, the beneficial owner is a natural person who directly or indirectly has a preponderant influence over the conduct of business and decision-making, a relevant document may be a members’ agreement, articles of association, and the like. If the beneficial owner is a natural person who indirectly provides or secures funds to the registered entity and, on that basis, materially influences the decision-making of the registered entity’s governing bodies when deciding on financing and operations, this may be evidenced by bank statements, a concluded fiduciary legal transaction (fiduciary arrangement) agreement, and the like. The Guidance further states that the ground for recording may be documents under public or private law, and it is recommended that the documentation should not be older than six months from the date of uploading to the Central Register. In addition to the documents on the basis of which the beneficial owner has been determined, it is necessary to upload a copy of the passport or foreign identity card where a foreigner is recorded as a beneficial owner. It is additionally worth noting that the Rulebook on the Content of the Central Register for the Purpose of Recording Beneficial Owners (“Official Gazette of RS”, No. 83/2025) has been adopted, which prescribes the designations and sub-designations of the grounds for acquiring the status of beneficial owner that authorised persons must use when recording data on the beneficial owner.

Ist hingegen der wirtschaftlich Berechtigte eine natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar einen vorherrschenden Einfluss auf die Geschäftsführung und Entscheidungsfindung hat, können als einschlägige Unterlagen ein Gesellschaftervertrag, ein Gründungsakt u. Ä. dienen. Ist der wirtschaftlich Berechtigte eine natürliche Person, die dem registrierten Subjekt mittelbar Mittel bereitstellt oder beschafft und auf dieser Grundlage die Beschlussfassung der Leitungsorgane des registrierten Subjekts bei Entscheidungen über Finanzierung und Geschäftstätigkeit wesentlich beeinflusst, können als Nachweise Kontoauszüge, ein abgeschlossener Treuhandvertrag u. Ä. herangezogen werden. Weiter heißt es im Leitfaden, dass die Eintragungsgrundlage in Unterlagen des öffentlichen oder privaten Rechts bestehen kann und empfohlen wird, dass die Dokumentation nicht älter als sechs Monate ab dem Tag des Hochladens in das Zentrale Register ist. Neben den Unterlagen, anhand derer der wirtschaftlich Berechtigte bestimmt wurde, ist eine Kopie des Reisepasses oder des ausländischen Personalausweises hochzuladen, sofern ein Ausländer als wirtschaftlich Berechtigter eingetragen wird. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Verordnung über den Inhalt des Zentralregisters zur Durchführung der Eintragung wirtschaftlich Berechtigter („Amtsblatt der RS“, Nr. 83/2025) erlassen wurde, in der die Kennzeichen und Unterkennzeichen der Grundlagen für den Erwerb der Eigenschaft des wirtschaftlich Berechtigten festgelegt sind, die von den bevollmächtigten Personen bei der Erfassung der Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten zu verwenden sind.

Ukoliko je pak stvarni vlasnik fizičko lice koje posredno ili neposredno ima preovlađujući uticaj na vođenje poslova i donošenje odluka - relevatan dokument može biti ugovor članova, osnivački akt i slično. Ukoliko je stvarni vlasnik fizičko lice, koje registrovanom subjektu posredno obezbedi ili obezbeđuje sredstva i po tom osnovu bitno utiče na donošenje odluka organa upravljanja registrovanog subjekta prilikom odlučivanja o finansiranju i poslovanju - to mogu biti izvodi iz banke, zaključen ugovor o fiducijarnom pravnom poslu i slično. U Vodiču se dalje navodi da osnov evidentiranja mogu biti dokumenti javnog ili privatnog prava, te da se predlaže da dokumentacija ne bude starija od šest meseci od dana učitavanja u Centralnu evidenciju. Pored navedenih dokumenata na osnovu kojih je stvarni vlasnik određen, potrebno je učitati i kopiju pasoša ili strane lične karte, ukoliko se stranac evidentira kao stvarni vlasnik. Dodatno je vredno pomenuti da je donet i Pravilnik o sadržini centralne evidencije radi sprovođenja evidentiranja stvarnih vlasnika (''Sl. glasnik RS'', br. 83/2025) u kojem su određene oznake i podoznake osnova za sticanje svojstva stvarnog vlasnika kojima ovlašćena lica treba da se koriste pri evidentiranju podataka o stvarnom vlasniku.  

Nach dem geltenden Gesetz über das Zentrale Register der wirtschaftlich Berechtigten (im Folgenden als „Gesetz“ bezeichnet) sind registrierte Subjekte verpflichtet, sich innerhalb von 60 Tagen ab dem Beginn seiner Anwendung mit den Bestimmungen des Gesetzes in Einklang zu bringen. Da das Gesetz seit dem 1. Oktober 2025 Anwendung findet, sind registrierte Subjekte verpflichtet, die Bestimmungen des Gesetzes bis Ende November dieses Jahres zu erfüllen. Die wesentlichste praktische Folge des Vorstehenden besteht in der Verpflichtung der registrierten Subjekte, innerhalb der genannten Frist die Daten über wirtschaftlich Berechtigte im Zentralen Register zu erfassen und gleichzeitig mit der Erfassung die Unterlagen hochzuladen, auf deren Grundlage der wirtschaftlich Berechtigte bestimmt wurde. Als „registrierte Subjekte“ gelten: Gesellschaften, mit Ausnahme öffentlicher Aktiengesellschaften; Genossenschaften; Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften; geschäftliche und sonstige Vereinigungen, mit Ausnahme von Handelskammern und Vertretungen ausländischer Handelskammern, politischen Parteien, Gewerkschaften, Sportorganisationen und -vereinen, Kirchen und Religionsgemeinschaften; Stiftungen und Vermögensstiftungen; Einrichtungen; Vertretungen ausländischer Gesellschaften, Vereinigungen, Stiftungen und Vermögensstiftungen. Die Bestimmungen des Gesetzes gelten auch für Trusts, die aus der Republik Serbien heraus verwaltet werden, oder deren Verwaltung sich nicht in der Republik Serbien befindet, wenn der Treuhänder im Namen des Trusts eine Geschäfts-, Berufs- oder Handelsbeziehung begründet bzw. Transaktionen oder Bartransaktionen mit juristischen oder natürlichen Personen auf dem Hoheitsgebiet der Republik Serbien vornimmt; ebenso für trustähnliche Rechtsverhältnisse, die aus der Republik Serbien heraus verwaltet werden oder deren Verwaltung sich nicht in der Republik Serbien befindet, wenn die einer Treuhänderin vergleichbare Person eine Geschäfts-, Berufs- oder Handelsbeziehung begründet bzw. Transaktionen oder Bartransaktionen mit juristischen oder natürlichen Personen auf dem Hoheitsgebiet der Republik Serbien vornimmt.

Aktuelnim Zakonom o centralnoj evidenciji stvarnih vlasnika - u daljem tekstu označen kao: “Zakon”, propisana je dužnost registrovanih subjekata da se usklade sa odredbama Zakona u roku od 60 dana od dana početka njegove primene. Kako je Zakon počeo da se primenjuje 1. oktobra 2025. godine -  registrovani subjekti su u obavezi da se usklade sa odredbama Zakona do kraja novembra ove godine. Najznačajnija praktična posledica navedenog ogleda se u obavezi registrovanih subjekata da u navedenom roku izvrše evidentiranje podataka o stvarnim vlasnicima u Centralnu evidenciju i istovremeno sa evidentiranjem učitaju dokumente na osnovu kojih je stvarni vlasnik određen. Registrovanim subjektima smatraju se: privredna društva, osim javnih akcionarskih društava; zadruge; ogranci stranih privrednih društava; poslovna i druga udruženja, osim privrednih komora i predstavništava stranih privrednih komora, političkih stranaka, sindikata, sportskih organizacija i udruženja, crkava i verskih zajednica; fondacije i zadužbine; ustanove; predstavništva stranih privrednih društava, udruženja, fondacija i zadužbina. Odredbe Zakona primenjuju se i na trastove kojima se upravlja iz Republike Srbije ili kojima se uprava ne nalazi u Republici Srbiji ako poverenik u ime trasta stupi u poslovni, profesionalni ili komercijalni odnos, odnosno obavlja transakcije ili gotovinske transakcije sa pravnim ili fizičkim licima na teritoriji Republike Srbije; kao i na pravne odnose slične trastu kojima se upravlja iz Republike Srbije ili kojima se uprava ne nalazi u Republici Srbiji ako lice koje je uporedivo sa poverenikom stupi u poslovni, profesionalni ili komercijalni odnos, odnosno obavlja transakcije ili gotovinske transakcije sa pravnim ili fizičkim licima na teritoriji Republike Srbije.

Pursuant to the provisions of the Law, a beneficial owner is:

Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes ist wirtschaftlich Berechtigter:

Saglasno odredbama Zakona, stvarni vlasnik je:

- a natural person who, directly or indirectly, holds 25% or more of the shares or equity interests in the registered entity’s capital, or 25% or more of the voting rights, on the basis of which he or she participates in the management of the registered entity;

– eine natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar 25% oder mehr der Anteile oder Aktien am Grundkapital des registrierten Subjekts hält bzw. 25% oder mehr der Stimmrechte besitzt, aufgrund derer sie an der Leitung des registrierten Subjekts teilnimmt;

- fizičko lice, koje posredno ili neposredno poseduje 25% ili više udela ili akcija u osnovnom kapitalu registrovanog subjekta, odnosno 25% ili više prava glasa, na osnovu kojih učestvuje u upravljanju registrovanim subjektom;

- a natural person who, directly or indirectly, has a preponderant influence over the conduct of business and decision-making;

- eine natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden (preovlađujući) Einfluss auf die Geschäftsführung und die Entscheidungsfindung hat;

- fizičko lice koje posredno ili neposredno ima preovlađujući uticaj na vođenje poslova i donošenje odluka;

- a natural person who, indirectly, provides or ensures funds to the registered entity and, on that basis, materially influences the decision-making of the registered entity’s governing bodies when deciding on financing and operations;

- eine natürliche Person, die dem registrierten Subjekt mittelbar Mittel bereitstellt oder beschafft und auf dieser Grundlage die Beschlussfassung der Leitungsorgane des registrierten Subjekts bei Entscheidungen über Finanzierung und Geschäftstätigkeit wesentlich beeinflusst;

- fizičko lice, koje registrovanom subjektu posredno obezbedi ili obezbeđuje sredstva i po tom osnovu bitno utiče na donošenje odluka organa upravljanja registrovanog subjekta prilikom odlučivanja o finansiranju i poslovanju;

In addition to the data on the registered entity that are entered in the Central Register by the Registrar (business name; registered seat address; registration number assigned by the Statistical Office of the Republic of Serbia; tax identification number (PIB), and the like), a portion of the data must be recorded by the authorised person, namely the following data on the beneficial owner:

Neben den Angaben über das registrierte Subjekt, deren Eintragung in das Zentrale Register vom Registrator vorgenommen wird (Firma bzw. Name; Sitzadresse; vom Statistischen Amt der Republik Serbien vergebene Registriernummer; Steueridentifikationsnummer (PIB) u. Ä.), hat ein Teil der Angaben von der bevollmächtigten Person erfasst zu werden, und zwar folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten:

Pored podataka o registrovanom subjektu čije evidentiranje u Centralnu evidenciju vrši sam registrator (poslovno ime, odnosno naziv; adresa sedišta; matični broj dodeljen od Republičkog zavoda za statistiku; PIB i slično), deo podataka treba da evidentira ovlašćeno lice, i to sledećih podataka o stvarnom vlasniku: 

Beneficial owner (UBO) in Serbia (AML/CFT): Central Register, explanation, steps, documentation, deadlines, penalties — expert guide by attorney Kristijan Karan.

Wirtschaftlich Berechtigte (UBO) in Serbien (AML/CFT): Zentrales Register, Erklärung, Schritte, Unterlagen, Fristen, Strafen — Leitfaden von Rechtsanwalt Kristijan Karan.

Stvarni vlasnik (UBO) u Srbiji (AML/CFT): objašnjenje, Centralna evidencija, koraci upisa, dokumentacija, rok 60 dana i kazne — stručni vodič advokata Kristijana Karana.

Beneficial Ownership in Serbia: AML/CFT Context and New Amendments to the Law on the Central Register of Beneficial Owners

Wirtschaftlich Berechtigte in Serbien: AML/CFT-Kontext und neue Änderungen des Gesetzes über die zentrale Evidenz der wirtschaftlich Berechtigten

Uloga stvarnog vlasnika u sistemu sprečavanja pranja novca – nove izmene srpskog Zakona o centralnoj evidenciji stvarnih vlasnika

I. Employee Handbook

II. Rulebook on Organisation and Systematisation of Jobs

d. Archival Material

d. Archivgut

d. Arhivska građa

II. Ordnung über die Organisation und Systematisierung der Arbeitsplätze

II. Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova

III. Safety and Health at Work

III. Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

III. Bezbednost i zdravlje na radu

IV. Prevention of Harassment at Work

IV. Verhinderung von Belästigung am Arbeitsplatz

IV. Sprečavanje zlostavljanja na radu

V. Internal Whistleblowing Procedure

V. Internes Hinweisgebersystem

V. Postupak unutrašnjeg uzbunjivanja

VI. Other Internal Acts

VI.  Sonstige interne Akte

VI. Ostali akti

a. Personal Data Protection Rulebook

a. Ordnung über den Schutz personenbezogener Daten

a. Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti

b. Accounting Rulebook

b. Ordnung über das Rechnungswesen

b. Pravilnik o računovodstvu

c. Fire Protection

c. Brandschutz

c. Zaštita od požara

I. Arbeitsordnung

I. Pravilnik o radu

Employer Obligations in Serbia: Mandatory Internal Acts and Consequences of Omission

Arbeitgeberpflichten in Serbien: Verpflichtende interne Regelwerke und Folgen ihres Nichterlasses

Obaveze poslodavca u Srbiji: Obavezna interna akta i posledice njihovog nedonošenja

The Rulebook on Organisation and Systematisation of Jobs sets out the conditions for work on specific posts, the employer’s organisational units, the title and description of posts, the type and level of required professional qualifications or education, and other specific conditions for work on those posts; it may also determine the number of post-holders. 

Mit der Ordnung über die Organisation und Systematisierung der Arbeitsplätze werden die Voraussetzungen für die Ausübung bestimmter Tätigkeiten, die Organisationseinheiten beim Arbeitgeber, die Bezeichnung und Beschreibung der Tätigkeiten, die Art und das Niveau der erforderlichen fachlichen Qualifikation bzw. Ausbildung sowie sonstige besondere Voraussetzungen für diese Tätigkeiten festgelegt; zudem kann die Zahl der Stelleninhaber bestimmt werden. 

Pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji poslova predviđaju se uslovi za rad na određenim poslovima, organizacioni delovi kod poslodavca, naziv i opis poslova, vrsta i stepen zahtevane stručne spreme, odnosno obrazovanja i drugi posebni uslovi za rad na tim poslovima, a može da se utvrdi i broj izvršilaca. 

This rulebook should, to the greatest extent possible, be tailored to the employer’s business activity, its specific requirements and needs, and the nature of the work. Particular attention should be paid to defining organisational units and their hierarchy, with the clearest possible delineation of job descriptions and the responsibilities they entail. 

Diese Ordnung ist in größtmöglichem Umfang an die Tätigkeit des Arbeitgebers, seine konkreten Anforderungen und Bedürfnisse sowie an die Art der Arbeit anzupassen. Besonderes Augenmerk ist der Definition der Organisationseinheiten und ihrer Hierarchie zu widmen, mit einer möglichst klaren Abgrenzung der Stellenbeschreibungen und der damit verbundenen Verantwortlichkeiten. 

Reč je o pravilniku, čije odredbe treba u najvećoj mogućoj meri prilagoditi delatnosti poslodavca, njegovim konkretnim zahtevima i potrebama, kao i prirodi posla. Posebnu pažnju je potrebno posvetiti definisanju organizacionih delova, kao i njihovoj hijerarhiji, uz što jasnije razgraničenje opisa poslova i odgovornosti koje isti sa sobom nose.

As with the Employee Handbook, failure to adopt the Rulebook on Organisation and Systematisation of Jobs is not expressly sanctioned as a misdemeanour; however, its adoption is strongly recommended—both to avoid inconveniences during inspections by the Employment Inspectorate and to ensure the lawful conduct of any procedures for determining redundancies, and the like.

Wie bei der Arbeitsordnung ist für das Unterlassen des Erlasses der Ordnung über die Organisation und Systematisierung der Arbeitsplätze keine Ordnungswidrigkeit ausdrücklich vorgesehen; gleichwohl ist ihre Einführung nachdrücklich zu empfehlen – sowohl zur Vermeidung von Unannehmlichkeiten im Rahmen von Kontrollen der Arbeitsinspektion als auch zur rechtmäßigen Durchführung etw

Kao i u slučaju pravilnika o radu, za nedonošenje pravilnika o organizaciji i sistematizaciji poslova nije propisana prekršajna odgovornost, ali je svakako snažna preporuka doneti ga, kako u cilju izbegavanja neprijatnosti u postupcima inspekcijskog nadzora, tako i u cilju zakonitog sprovođenja eventualnih postupaka rešavanja viška zaposlenih i slično. 

The next statute that imposes a range of obligations on employers is the Law on Safety and Health at Work. Article 14 provides that employers are under a duty to determine, by a general internal act, the rights, obligations and responsibilities in the area of safety and health at work. The relevant general act to be adopted is the Rulebook on Safety and Health at Work. However, an employer with up to 10 employees may regulate this subject matter in the employment contract or another contract in accordance with the labour regulations. For employers that are legal entities which fail to determine, by a general internal act, the rights, obligations and responsibilities in the area of safety and health at work, misdemeanour liability applies and a fine ranging from RSD 1,000,000 to 1,500,000 (approximately EUR 8,547 to 12,820) may be imposed. For the same offence, an employer–sole trader is subject to a fine of RSD 200,000 to 400,000. The same offence also carries a fine for the director or other responsible person with the employer in the amount of RSD 30,000 to 150,000. An identical fine is prescribed for employers who are natural persons. The same law obliges all employers, regardless of the number of employees, to adopt a written risk assessment (document) for all workplaces in the work environment and to set out the manner, measures and deadlines for eliminating or reducing risks to the lowest possible level. This document contains a description of the work process, an assessment of the risk of injury and/or damage to health in the performance of all tasks in the work environment, and the measures for eliminating or reducing risks with a view to improving safety and health at work. Failure to adopt the risk assessment entails misdemeanour liability for the employer (as well as for the director or another responsible person) and even stricter fines than those mentioned above.

Das nächste Gesetz, das eine Reihe von Pflichten für Arbeitgeber vorsieht, ist das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Nach Artikel 14 sind Arbeitgeber verpflichtet, durch ein allgemeines internes Regelwerk die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsschutzes bei der Arbeit festzulegen. Das hierfür zu erlassende allgemeine Regelwerk ist die Ordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Ein Arbeitgeber mit bis zu 10 Arbeitnehmern kann diesen Regelungsgegenstand jedoch im Arbeitsvertrag bzw. in einem anderen, arbeitsrechtlich zulässigen Vertrag regeln. Für Arbeitgeber in der Rechtsform einer juristischen Person, die es unterlassen, durch ein allgemeines internes Regelwerk die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsschutzes bei der Arbeit festzulegen, ist eine Ordnungswidrigkeit vorgesehen, die mit einer Geldbuße zwischen 1.000.000 und 1.500.000 RSD (ca. 8.547 EUR bis 12.820 EUR) geahndet wird. Für denselben Verstoß ist beim Arbeitgeber-Einzelunternehmer eine Geldbuße von 200.000 bis 400.000 RSD vorgesehen. Für denselben Verstoß ist auch gegen den Direktor bzw. eine sonst verantwortliche Person beim Arbeitgeber eine Geldbuße von 30.000 bis 150.000 RSD vorgesehen. Dieselbe Geldbuße ist auch für Arbeitgeber – natürliche Personen – vorgesehen. Ebenso verpflichtet das Gesetz alle Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Arbeitnehmer, für sämtliche Arbeitsplätze in der Arbeitsumgebung eine Gefährdungsbeurteilung in schriftlicher Form zu erstellen und Art, Maßnahmen und Fristen zur Beseitigung oder Reduzierung der Risiken auf ein möglichst geringes Maß festzulegen. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das den Arbeitsprozess beschreibt, die Risiken von Verletzungen und/oder Gesundheitsschäden bei der Ausübung sämtlicher Tätigkeiten in der Arbeitsumgebung bewertet und Maßnahmen zur Beseitigung oder Verringerung der Risiken enthält, um Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit zu verbessern. Das Unterlassen der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung zieht eine Ordnungswidrigkeit des Arbeitgebers (sowie des Direktors bzw. einer sonst verantwortlichen Person) nach sich – mit noch strengeren Geldbußen als den zuvor genannten.

Sledeći zakon koji propisuje niz obaveza za poslodavce je Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu. On u odredbi člana 14 propisuje dužnost za poslodavce da opštim aktom utvrde prava, obaveze i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu. Opšti akt koji treba doneti je pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu. Ipak, poslodavac koji ima do 10 zaposlenih navedenu materiju može regulisati ugovorom o radu, odnosno drugim ugovorom u skladu sa propisom kojim se uređuje rad. Za poslodavce sa svojstvom pravnog lica koji opštim aktom ne utvrde prava, obaveze i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu predviđena je prekršajna odgovornost i novčana kazna u iznosu od 1.000.000 do 1.500.000 RSD (odnosno oko 8.547 EUR do 12.820 EUR). Za navedeni prekršaj za poslodavca preduzetnika propisana je novčana kazna  od 200.000 do 400.000 RSD. Za isti prekršaj propisana je i novčana kazna za direktora, odnosno drugo odgovorno lice kod poslodavca u iznosu od 30.000 do 150.000 RSD. Ista kazna propisana je i za poslodavce - fizička lica. Isti zakon obavezuje sve poslodavce, bez obzira na broj zaposlenih, da donesu akt o proceni rizika u pisanoj formi za sva radna mesta u radnoj sredini i da utvrde način, mere i rokove za otklanjanje ili smanjenje rizika na najmanju moguću meru. Reč je o aktu koji sadrži opis radnog procesa sa procenom rizika od povreda i/ili oštećenja zdravlja pri obavljanju svih poslova u radnoj sredini i mere za otklanjanje ili smanjivanje rizika u cilju poboljšanja bezbednosti i zdravlja na radu. Nedonošenje akta o proceni rizika povlači sa sobom prekršajnu odgovornost poslodavca (kao i direktora, odnosno drugog odgovornog lica kod poslodavca) i još strože novčane kazne od prethodno pomenutih.

Furthermore, the Law on Safety and Health at Work requires employers to conduct theoretical and practical training of employees for safe and healthy work, in accordance with a training programme for safe and healthy work which they are obliged to adopt. The programme consists of a general and a special part: the general part covers familiarising employees with rights, obligations and responsibilities in the field of safety and health at work under the law and by-laws, as well as with the employer’s general internal acts in this field; the special part covers familiarisation with all potential hazards and harmful effects at the workplace, the assessed risks and the measures for safe and healthy work. Failure to conduct training, as well as failure to adopt the programme, also entails misdemeanour liability and high fines (for employers that are legal entities the range is RSD 1,500,000 to 2,000,000, while for the director or other responsible person the fine ranges from RSD 50,000 to 150,000). The law further obliges employers, by a written act, to appoint a safety and health at work adviser/associate. Non-compliance with this obligation is likewise sanctioned as a misdemeanour. Finally, we note that the Law on Safety and Health at Work prescribes numerous other obligations for employers, which must be complied with consistently in order to avoid inconveniences both in inspection proceedings by the Employment Inspectorate and in relation to misdemeanour liability.

Ferner verpflichtet das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz die Arbeitgeber, eine theoretische und praktische Schulung der Arbeitnehmer für sicheres und gesundes Arbeiten durchzuführen, und zwar gemäß einem Schulungsprogramm für sicheres und gesundes Arbeiten, das sie aufzustellen und umzusetzen haben. Dieses Programm besteht aus einem allgemeinen und einem besonderen Teil: Der allgemeine Teil umfasst die Unterrichtung der Arbeitnehmer über Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsschutzes nach Gesetz und untergesetzlichen Vorschriften sowie über die internen allgemeinen Regelwerke des Arbeitgebers in diesem Bereich; der besondere Teil umfasst die Unterrichtung über alle potenziellen Gefahren und schädlichen Einwirkungen am Arbeitsplatz, die bewerteten Risiken und die Maßnahmen für sicheres und gesundes Arbeiten. Sowohl die Nichtdurchführung der Schulung als auch das Unterlassen der Aufstellung bzw. Umsetzung des Programms stellen Ordnungswidrigkeiten dar und werden mit hohen Geldbußen geahndet (bei Arbeitgebern als juristischen Personen zwischen 1.500.000 und 2.000.000 RSD; für den Direktor bzw. eine sonst verantwortliche Person beim Arbeitgeber zwischen 50.000 und 150.000 RSD). Darüber hinaus verpflichtet das Gesetz die Arbeitgeber, durch einen schriftlichen Akt einen Berater bzw. Beauftragten für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu bestellen. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht ist ebenfalls als Ordnungswidrigkeit sanktioniert. Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zahlreiche weitere Pflichten für Arbeitgeber vorsieht, die konsequent einzuhalten sind, um Unannehmlichkeiten sowohl im Rahmen von Kontrollen der Arbeitsinspektion als auch in Bezug auf Ordnungswidrigkeiten zu vermeiden.

Dalje, Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu obavezuje poslodavce da sprovode teorijsku i praktičnu obuku zaposlenih za bezbedan i zdrav rad, saglasno programu obuke za bezbedan i zdrav rad koji su dužni da donesu. On se sastoji iz opšteg i posebnog dela, pri čemu opšti deo programa obuhvata upoznavanje zaposlenih sa pravima, obavezama i odgovornostima u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu iz zakona i podzakonskih propisa, kao i upoznavanje sa opštim aktima poslodavca u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu, a posebni deo programa obuhvata upoznavanje sa svim potencijalnim opasnostima i štetnostima na radnom mestu, procenjenim rizicima i merama za bezbedan i zdrav rad. Nesprovođenje obuke, kao i nedonošenje programa takođe povlači prekršajnu odgovornost i visoke novčane kazne (za poslodavce sa svojstvom pravnog lica raspon se kreće od 1.500.000 do 2.000.000 RSD, dok je za direktora, odnosno drugo odgovorno lice kod poslodavca propisana kazna u rasponu od 50.000 do 150.000 RSD). Predmetni zakon dodatno obavezuje poslodavce da aktom u pisanoj formi imenuju savetnika, odnosno saradnika za bezbednost i zdravlje na radu. Nepostupanje po ovoj obavezi takođe je sankcionisano prekršajnom odgovornošću. Na kraju ovog odeljka napominjemo da Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu propisuje i mnoštvo drugih obaveza za poslodavce, koje je potrebno dosledno ispunjavati u cilju izbegavanja svih neprijatnosti, kako u postupcima inspekcijskog nadzora, tako i prekršajne odgovornosti. 

Article 10(1) of the Law on the Prevention of Harassment at Work grants employees the right to be informed in writing of the prohibition of harassment and of the rights, obligations and responsibilities of employees and the employer in relation to that prohibition. For this purpose, the employer should adopt a Rulebook on the Prevention of Harassment at Work and display it on the notice board so that employees can acquaint themselves with its contents. 

Nach Artikel 10 Absatz 1 des Gesetzes über die Verhinderung von Belästigung am Arbeitsplatz haben Arbeitnehmer das Recht, schriftlich über das Verbot der Belästigung sowie über die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten der Arbeitnehmer und des Arbeitgebers im Zusammenhang mit diesem Verbot unterrichtet zu werden. Zu diesem Zweck soll der Arbeitgeber eine Ordnung über die Verhinderung von Belästigung am Arbeitsplatz erlassen und diese am schwarzen Brett aushängen, damit sich die Arbeitnehmer mit ihrem Inhalt vertraut machen können. 

Odredbom člana 10 stav 1 Zakona o sprečavanju zlostavljanja na radu propisano je pravo zaposlenih da pisanim putem budu upoznati sa zabranom vršenja zlostavljanja i pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenih i poslodavca u vezi sa zabranom zlostavljanja. U tom cilju, poslodavac treba da donese pravilnik o sprečavanju zlostavljanja na radu, te da isti istakne na oglasnu tablu kako bi zaposleni mogli da se upoznaju sa njegovom sadržinom. 

The same law obliges employers to inform employees in writing, prior to commencing work, of the prohibition of harassment and of the rights, obligations and responsibilities of the employee and the employer in relation to the prohibition, in accordance with the law. Non-compliance with this obligation constitutes a misdemeanour for an employer that is a legal entity and is punishable by a fine ranging from RSD 100,000 to 400,000. The responsible person within the legal entity is punishable by a fine ranging from RSD 5,000 to 30,000, and an employer–sole trader by a fine ranging from RSD 10,000 to 40,000.

Dasselbe Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt schriftlich über das Verbot der Belästigung sowie über die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers im Zusammenhang mit dem Verbot – im Einklang mit dem Gesetz – zu unterrichten. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht stellt bei Arbeitgebern in der Rechtsform einer juristischen Person eine Ordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldbuße von 100.000 bis 400.000 RSD geahndet. Für die verantwortliche Person in der juristischen Person ist eine Geldbuße von 5.000 bis 30.000 RSD vorgesehen; für den Arbeitgeber-Unternehmer (Einzelunternehmer) eine Geldbuße von 10.000 bis 40.000 RSD.

Isti zakon obavezuje poslodavce da zaposlene, pre stupanja na rad, pisanim putem obavesti o zabrani vršenja zlostavljanja i pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenog i poslodavca u vezi sa zabranom zlostavljanja, u skladu sa zakonom. Za nepostupanje po ovoj obavezi propisana je prekršajna odgovornost poslodavca sa svojstvom pravnog lica praćena novčanom kaznom u rasponu od 100.000 do 400.000 RSD. Za odgovorno lice u pravnom licu propisana je novčana kazna u rasponu od 5.000 do 30.000 RSD, a za poslodavce preduzetnike u rasponu od 10.000 do 40.000 RSD.

It is also necessary to mention the Rulebook on Rules of Conduct of Employers and Employees concerning the Prevention and Protection from Harassment at Work, which imposes an obligation on employers to make available to employees the identity and contact details of the person at the employer to whom a request for protection from harassment is to be submitted. Accordingly, it is necessary to adopt an appropriate decision appointing this person, together with instructions on how to submit the request, and to publish it on the notice board or otherwise make it available to employees.

Ferner ist die Ordnung über das Verhalten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern im Zusammenhang mit der Prävention und dem Schutz vor Belästigung am Arbeitsplatz zu erwähnen, die Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Arbeitnehmern die Angaben zu der Person beim Arbeitgeber zugänglich zu machen, an die der Antrag auf Schutz vor Belästigung zu richten ist. Daher ist ein entsprechender Beschluss zu erlassen, mit dem diese Person bestimmt wird, einschließlich einer Anleitung zur Antragstellung, und dieser am schwarzen Brett zu veröffentlichen oder den Arbeitnehmern auf andere geeignete Weise zugänglich zu machen.

Na ovom mestu neophodno je pomenuti i Pravilnik o pravilima ponašanja poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu, koji je nametnuo obavezu poslodavcima i da zaposlenima učine dostupnim podatke o licu kod poslodavaca kome se podnosi zahtev za zaštitu od zlostavljanja. Stoga je neophodno doneti odgovarajuću odluku kojom se ovo lice određuje, sa uputstvom o načinu podnošenja zahteva, i istu objaviti na oglasnoj tabli ili na drugi odgovarajući način učiniti dostupnom zaposlenima.

Have you established, or do you plan to establish, a company in Serbia and do you intend to hire a larger number of employees? Which internal acts/policies are you, as an employer, required to adopt, and what are the consequences of failing to do so? Are you concerned about a visit from the Employment Inspectorate and wish to pre-empt inconveniences that may arise during an inspection, or do you simply want your operations to be in full compliance with all employment-law regulatory requirements so as to reduce the risk of potential employee claims? If these questions have caught your interest, you are in the right place: in this article we explain, in a systematic manner, how to achieve and maintain compliance with the applicable Employment Act and other relevant regulations.

Employers with more than ten employees are required to regulate the internal whistleblowing procedure by means of a general internal act. This obligation is imposed by the Law on the Protection of Whistleblowers; non-compliance gives rise to misdemeanour liability, with fines ranging from RSD 50,000 to 500,000 for legal entities and from RSD 20,000 to 200,000 for sole traders. For the same offence, a fine ranging from RSD 10,000 to 100,000 is prescribed for the responsible person in a legal entity, a state authority, an authority of territorial autonomy or a unit of local self-government. In addition, this law obliges employers to deliver to all persons engaged to work a written notice of the rights provided by the law. Failure to comply with this obligation likewise entails misdemeanour liability for the employer and the responsible person, accompanied by the fines set out above. Finally, under the Law on the Protection of Whistleblowers, the employer must designate a person authorised to receive disclosures and to conduct the procedure related to whistleblowing. Accordingly, it is necessary to adopt an appropriate decision appointing this person and to display it on the notice board or otherwise make it available to employees. Non-compliance with this obligation also attracts misdemeanour liability and fines in the amounts indicated above.

Arbeitgeber mit mehr als zehn Arbeitnehmern sind verpflichtet, das Verfahren des internen Hinweisgebens durch ein allgemeines internes Regelwerk zu regeln. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz über den Schutz von Hinweisgebern; ein Verstoß stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldbuße von 50.000 bis 500.000 RSD bei juristischen Personen bzw. von 20.000 bis 200.000 RSD bei Einzelunternehmern geahndet. Für denselben Verstoß ist für die verantwortliche Person in einer juristischen Person, einer staatlichen Behörde, einer Behörde der territorialen Autonomie oder einer Einheit der lokalen Selbstverwaltung eine Geldbuße von 10.000 bis 100.000 RSD vorgesehen. Zudem verpflichtet dieses Gesetz den Arbeitgeber, allen arbeitsmäßig eingesetzten Personen eine schriftliche Mitteilung über die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu übergeben. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht zieht ebenfalls eine Ordnungswidrigkeit des Arbeitgebers und der verantwortlichen Person nach sich, verbunden mit den oben genannten Geldbußen. Schließlich ist der Arbeitgeber nach dem Gesetz über den Schutz von Hinweisgebern verpflichtet, eine zur Entgegennahme von Meldungen und zur Durchführung des Verfahrens befugte Person zu bestimmen. Daher ist ein entsprechender Beschluss zu erlassen und am schwarzen Brett auszuhängen oder den Arbeitnehmern auf andere geeignete Weise zugänglich zu machen. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht ist ebenfalls als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen in den oben genannten Beträgen sanktioniert.

Poslodavci sa više od deset zaposlenih dužni su da opštim aktom urede postupak unutrašnjeg uzbunjivanja. Navedenu obavezu nametnuo je Zakon o zaštiti uzbunjivača, čije nepoštovanje dovodi do prekršajne odgovornosti poslodavca praćene novčanom kaznom od 50.000 do 500.000 RSD za pravna lica, odnosno od 20.000 do 200.000 RSD za preduzetnike. Za isti prekršaj propisana je i novčana kazna za odgovorno lice u pravnom licu, državnom organu, organu teritorijalne autonomije ili jedinice lokalne samouprave u iznosu od 10.000 do 100.000 RSD. Dodatno, ovaj zakon obavezuje poslodavce da svim radno angažovanim licima dostavi pisano obaveštenje o pravima propisanim zakonom. Nepostupanje po ovoj obavezi takođe ima za posledicu prekršajnu odgovornost poslodavca i odgovornog lica, praćenu prethodno navedenim novčanim kaznama. Konačno, saglasno Zakonu o zaštiti uzbunjivača, poslodavac je dužan i da odredi lice ovlašćeno za prijem informacije i vođenje postupka u vezi sa uzbunjivanjem. Stoga, neophodno je doneti odgovarajuću odluku i istu istaći na oglasnoj tabli ili je na drugi odgovarajući način učiniti dostupnom zaposlenima. Za nepostupanje po ovoj obavezi takođe je predviđena prekršajna odgovornost i novčane kazne u prethodno navedenim iznosima.

In the final section of this article, we also address other internal acts that employers ought to adopt, which are, to a greater or lesser extent, connected with employment-law matters.

Im letzten Abschnitt dieses Beitrags widmen wir uns weiteren internen Regelwerken, die Arbeitgeber erlassen sollten und die in geringerem oder größerem Umfang mit arbeitsrechtlichen Fragen zusammenhängen.

U poslednjem odeljku ovog članka posvetićemo pažnju i drugim aktima, koje poslodavci treba da donesu, a koji su u manjoj ili većoj meri povezani sa radnopravnom materijom.

By adopting this rulebook, the obligation laid down in Article 41(3) of the Personal Data Protection Act is fulfilled. The controller is required to take appropriate technical, organisational and staffing measures to ensure that processing is carried out in accordance with the law and to be able to demonstrate such compliance, taking into account the nature, scope, circumstances and purpose of processing, as well as the likelihood and level of risk to the rights and freedoms of natural persons. Where proportionate to the processing, these measures include the application of appropriate internal acts/policies of the controller on personal data protection.

Durch den Erlass dieses internen Regelwerks wird die in Artikel 41 Absatz 3 des Gesetzes über den Schutz personenbezogener Daten vorgesehene Verpflichtung erfüllt. Der Verantwortliche hat geeignete technische, organisatorische und personelle Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung im Einklang mit dem Gesetz erfolgt, und um dies nachweisen zu können – unter Berücksichtigung von Art, Umfang, Umständen und Zweck der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Ausmaßes der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Soweit der Verarbeitung angemessen, umfassen diese Maßnahmen auch die Anwendung geeigneter interner Regelwerke des Verantwortlichen zum Schutz personenbezogener Daten.

Donošenjem ovog pravilnika ispunjava se obaveza propisana odredbom člana 41 stav 3 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti. Rukovalac podacima o ličnosti je dužan da preduzme odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere kako bi obezbedio da se obrada vrši u skladu sa zakonom i bio u mogućnosti da to predoči, uzimajući u obzir prirodu, obim, okolnosti i svrhu obrade, kao i verovatnoću nastupanja rizika i nivo rizika za prava i slobode fizičkih lica. Ako je to u srazmeri sa obradom podataka, pomenute mere uključuju primenu odgovarajućih internih akata rukovaoca o zaštiti podataka o ličnosti.

Article 8 of the Accounting Act imposes an obligation on legal entities and sole traders to regulate, by a general internal act, the organisation of accounting in a manner that enables comprehensive recording, as well as the prevention and timely detection of incorrectly recorded business transactions, and to determine, by that act, the types and forms of subsidiary ledgers.

Nach Artikel 8 des Gesetzes über das Rechnungswesen sind juristische Personen und Einzelunternehmer verpflichtet, durch ein allgemeines internes Regelwerk die Organisation des Rechnungswesens so zu regeln, dass eine umfassende Erfassung sowie die Verhinderung und rechtzeitige Aufdeckung fehlerhaft erfasster Geschäftsvorfälle gewährleistet ist; durch dieses Regelwerk sind ferner Art und Form der Nebenbücher festzulegen.

Odredbama člana 8 Zakona o računovodstvu propisana je obaveza pravnih lica, odnosno preduzetnika, da opštim aktom urede organizaciju računovodstva na način koji omogućava sveobuhvatno evidentiranje, kao i sprečavanje i pravovremeno otkrivanje pogrešno evidentiranih poslovnih promena, te da se tim aktom određuje i vrsta i oblik pomoćnih knjiga. 

The sanctioning provisions of the Act provide for the liability of a legal entity for an economic offence if it fails to regulate, by a general internal act, the organisation of accounting in the manner described above, punishable by a fine ranging from RSD 100,000 to 3,000,000, as well as the liability of the responsible person within the legal entity for an economic offence, punishable by a fine ranging from RSD 20,000 to 150,000.

Die Sanktionsbestimmungen des Gesetzes sehen die Verantwortlichkeit der juristischen Person für einen wirtschaftsrechtlichen Verstoß (privredni prestup) vor, wenn die Organisation des Rechnungswesens nicht in der beschriebenen Weise durch ein allgemeines internes Regelwerk geregelt ist; dies wird mit einer Geldbuße zwischen 100.000 und 3.000.000 RSD geahndet. Ebenso ist die Verantwortlichkeit der verantwortlichen Person in der juristischen Person für einen solchen Verstoß mit einer Geldbuße zwischen 20.000 und 150.000 RSD vorgesehen.

Kaznenim odredbama zakona propisana je odgovornost pravnog lica za privredni prestup  ako opštim aktom ne uredi organizaciju računovodstva na prethodno opisani način, koju prati novčana kazna  u intervalu od 100.000 do 3.000.000 RSD, kao i odgovornost za privredni prestup odgovornog lica u pravnom licu s novčanim kažnjavanjem od 20.000 do 150.000 RSD.

The obligations of business entities in the field of fire protection are determined by a categorisation according to fire risk. This categorisation is carried out ex officio by the Ministry of the Interior by issuing a decision. Theoretically, according to the categorisation, four types of entities can be distinguished:

Die Pflichten von Wirtschaftssubjekten im Bereich des Brandschutzes werden durch eine Kategorisierung nach Brandgefährdung bestimmt. Diese Kategorisierung nimmt das Innenministerium von Amts wegen durch Erlass eines Bescheids vor. Theoretisch lassen sich gemäß der Kategorisierung vier Typen von Wirtschaftssubjekten unterscheiden:

Obaveze privrednih subjekata u oblasti zaštite od požara opredeljene su kategorizacijom prema ugroženosti od požara. Predmetnu kategorizaciju vrši Ministarstvo unutrašnjih poslova, po službenoj dužnosti, donošenjem rešenja. Teorijski, spram kategorizacije možemo razlikovati 4 tipa subjekata: 

- entities with a high risk of fire outbreak (first category);

- Subjekte mit hohem Brandrisiko (erste Kategorie);

- subjekte kod kojih postoji visok rizik od izbijanja požara (prva kategorija);

- entities with a heightened risk of fire outbreak (second category);

- Subjekte mit erhöhtem Brandrisiko (zweite Kategorie);

- subjekte kod kojih postoji povećan rizik od izbijanja požara (druga kategorija);

- entities with a certain degree of fire risk (third category);

- Subjekte mit gewissem Brandrisiko (dritte Kategorie);

- subjekte kod kojih postoji izvestan rizik od izbijanja požara (treća kategorija);

- entities falling outside the foregoing categories.

- Subjekte außerhalb der vorgenannten Kategorien.

- subjekte van prethodno navedenih kategorija.

Haben Sie ein Unternehmen in Serbien gegründet oder planen Sie dies und beabsichtigen, eine größere Zahl von Mitarbeitern einzustellen? Welche internen Regelwerke sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet zu erlassen und welche Folgen hat deren Unterlassung? Fürchten Sie eine Kontrolle der Arbeitsinspektion und möchten Unannehmlichkeiten, die im Zuge einer Inspektion entstehen können, vorbeugen – oder möchten Sie schlicht sicherstellen, dass Ihre Geschäftstätigkeit vollständig mit sämtlichen arbeitsrechtlichen Anforderungen im Einklang steht, um das Risiko potenzieller Arbeitnehmerklagen zu reduzieren? Wenn Sie diese Fragen interessieren, sind Sie hier richtig: In diesem Beitrag erläutern wir systematisch, wie Sie Ihre Geschäftstätigkeit mit den Vorgaben des geltenden Arbeitsgesetzes sowie sonstiger einschlägiger Vorschriften in Einklang bringen.

Osnovali ste ili planirate da osnujete firmu u Srbiji i planirate da zaposlite veći broj lica? Koje akte ste kao poslodavac dužni da donesete i koje su posledice njihovog nedonošenja? Strepite od dolaska inspekcije i želite da predupredite neprijatnosti do kojih može doći u postupku inspekcijskog nadzora ili jednostavno želite da vaše poslovanje bude u potpunosti saglasno svim radnopravnim regulatornim zahtevima kako biste smanjili rizik od potencijalnih tužbi zaposlenih? Ukoliko su vas ova pitanja zainteresovala, na pravom ste mestu, budući da u ovom članku na sistematičan način objašnjavamo kako da svoje poslovanje uskladite s normama važećeg Zakona o radu, kao i drugim relevantnim propisima.

When it comes to the employer’s mandatory internal acts, the discussion must begin with the Employee Handbook. It is a fundamental general internal act by which, in accordance with the law, the rights, obligations and responsibilities arising from the employment relationship are regulated. The applicable Employment Act provides that the Employee Handbook is adopted in the following cases:

For example, entities in the first and second fire-risk categories are obliged to adopt a Fire Protection Plan; entities in the third category adopt Fire Protection Rules; and a common obligation for all three categories is to adopt and prominently display an Evacuation Plan and instructions on procedures in the event of a fire. In addition, the employer is obliged to organise basic fire-protection training for all employees immediately upon commencement of work, and no later than 30 days from the date of commencement. In connection therewith, the employer must also adopt a Basic Training Programme for employees, consisting of a general part and a special part dedicated to the specific features of fire protection for the activity carried out by the legal entity.

So sind etwa Subjekte der ersten und zweiten Kategorie der Brandgefährdung verpflichtet, einen Brandschutzplan auszuarbeiten; Subjekte der dritten Kategorie erstellen eine Brandschutzordnung. Eine gemeinsame Pflicht aller drei Kategorien besteht darin, einen Evakuierungsplan sowie Verhaltensanweisungen im Brandfall zu erstellen und an gut sichtbarer Stelle auszuhängen. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, für alle Arbeitnehmer unmittelbar bei Arbeitsantritt, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach Arbeitsbeginn, eine Grundschulung im Bereich Brandschutz zu organisieren. Im Zusammenhang damit hat der Arbeitgeber auch ein Programm der Grundschulung der Arbeitnehmer aufzustellen und umzusetzen, das aus einem allgemeinen und einem besonderen Teil besteht, wobei der besondere Teil den tätigkeits- bzw. branchenbezogenen Besonderheiten des Brandschutzes des jeweiligen Unternehmens gewidmet ist.

Tako npr. subjekti u prvoj i drugoj kategoriji ugroženosti od požara imaju obavezu donošenja Plana zaštite od požara, subjekti u trećoj kategoriji donose Pravila zaštite od požara, a zajednička obaveza za ove tri kategorije subjekata jeste donošenje i isticanje na vidljivom mestu Plana evakuacije i uputstava za postupanje u slučaju požara. Dodatno, obaveza poslodavca je da organizuje osnovnu obuku iz oblasti zaštite od požara za sve zaposlene odmah po stupanju na rad, a najkasnije u roku od 30 dana od dana stupanja na rad. U vezi sa navedenim stoji i obaveza poslodavca da donese Program osnovne obuke zaposlenih koji čine opšti i posebni deo posvećen specifičnostima zaštite od požara za delatnost kojom se pravno lice bavi. 

Under Article 14 of the Law on Archival Material and Archival Activities, creators and holders of archival material and documentary material are required to adopt: (i) a general internal act (Rulebook) governing the manner of recording, classification, archiving and retention of archival material and documentary material; and (ii) a general internal act (Rulebook) governing the manner of recording, protection and use of electronic documents. Failure to adopt these internal acts constitutes a misdemeanour of the legal entity, punishable by a fine ranging from RSD 50,000 to 2,000,000, and a misdemeanour of the responsible person within the legal entity, punishable by a fine ranging from RSD 5,000 to 150,000.

Nach Artikel 14 des Gesetzes über Archivgut und Archivwesen sind Ersteller und Inhaber von Archivgut und dokumentarischem Material verpflichtet, (i) ein allgemeines internes Regelwerk (Ordnung) über die Art und Weise der Erfassung, Klassifizierung, Archivierung und Aufbewahrung von Archivgut und dokumentarischem Material sowie (ii) ein allgemeines internes Regelwerk (Ordnung) über die Erfassung, den Schutz und die Nutzung elektronischer Dokumente zu erlassen. Das Unterlassen des Erlasses dieser internen Regelwerke stellt eine Ordnungswidrigkeit der juristischen Person dar und wird mit einer Geldbuße zwischen 50.000 und 2.000.000 RSD geahndet; für die verantwortliche Person in der juristischen Person ist eine Geldbuße zwischen 5.000 und 150.000 RSD vorgesehen.

Odredbama člana 14 Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisana je obaveza za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala da donesu opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao i opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata. Za nedonošenje navedenih opštih akata predviđena je prekršajna odgovornost pravnog lica praćena novčanom kaznom od 50.000 do 2.000.000 RSD, kao i prekršajna odgovornost odgovornog lica u pravnom licu praćena novčanom kaznom od 5.000 do 150.000 RSD.

Finally, it should be noted that the law is a living organism and that regulations change frequently; it is therefore necessary to monitor amendments on a regular basis to ensure that your business operations are aligned with all current regulatory requirements.

Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass das Recht ein lebendiger Organismus ist und sich die Vorschriften häufig ändern; daher ist es erforderlich, Änderungen und Ergänzungen regelmäßig zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftstätigkeit mit sämtlichen aktuellen regulatorischen Anforderungen in Einklang steht.

Na kraju valja napomenuti da je pravo živi organizam, te da se i propisi učestalo menjaju, pa je neophodno redovno pratiti njihove izmene i dopune, kako biste bili sigurni da ste svoje poslovanje uskladili sa svim aktuelnim regulatornim zahtevima.

For example, the legislator provides that the elements for the calculation and payment of the basic salary and salary based on work performance are determined by a general internal act—namely, the Employee Handbook. These elements should be set in a way that corresponds to the nature of the work, tailored to the employer’s specific requirements and needs, and constitute objective indicators that ultimately determine the calculation and payment of the employee’s basic salary and performance-based salary. Furthermore, the legislator prescribes the criteria on the basis of which the statutory minimum annual leave of 20 working days is increased (individual contribution/performance at work, working conditions, work experience, the employee’s qualifications), while other criteria are determined by a general internal act or the employment contract. Since this is regulation intended to apply to a larger number of employees, it is more expedient to regulate it by the Employee Handbook as a general internal act and thereby avoid implementing it into each individual employment contract. Accordingly, the Employee Handbook should specify by how many working days the duration of annual leave is increased for each of the listed criteria. It is also worth mentioning the official opinion of the competent ministry, according to which employers are obliged to determine additional criteria for increases, in addition to those expressly provided for by law—a duty that employers often overlook. 

So bestimmt der Gesetzgeber etwa, dass die Bestandteile für die Berechnung und Auszahlung des Grundgehalts und der leistungsabhängigen Vergütung durch ein allgemeines internes Regelwerk – also durch die Arbeitsordnung – festgelegt werden. Diese Bestandteile sind so zu bestimmen, dass sie der Art der Tätigkeit entsprechen, an die konkreten Anforderungen und Bedürfnisse des Arbeitgebers angepasst sind und objektive Indikatoren darstellen, die letztlich die Berechnung und Auszahlung des Grundgehalts des Arbeitnehmers und der leistungsabhängigen Vergütung maßgeblich bestimmen. Ferner legt der Gesetzgeber Kriterien fest, nach denen die gesetzliche Mindestdauer des Jahresurlaubs von 20 Arbeitstagen zu erhöhen ist (Arbeitsleistung, Arbeitsbedingungen, Berufserfahrung, fachliche Qualifikation des Arbeitnehmers), während weitere Kriterien durch ein allgemeines internes Regelwerk oder den Arbeitsvertrag festgelegt werden. Da es sich um Regelungen handelt, die für eine größere Anzahl von Arbeitnehmern gelten sollen, ist es zweckmäßiger, diese durch die Arbeitsordnung als allgemeines internes Regelwerk zu regeln und so deren Implementierung in jeden einzelnen Arbeitsvertrag zu vermeiden. Dementsprechend sollte die Arbeitsordnung präzisieren, um wie viele Arbeitstage sich die Dauer des Jahresurlaubs nach jedem der genannten Kriterien erhöht. An dieser Stelle ist auch die offizielle Stellungnahme des zuständigen Ministeriums zu erwähnen, wonach Arbeitgeber verpflichtet sind, neben den ausdrücklich gesetzlich vorgesehenen auch weitere Erhöhungskriterien festzulegen – eine Pflicht, die Arbeitgeber häufig übersehen.

Tako na primer, zakonodavac propisuje da se elementi za obračun i isplatu osnovne zarade i zarade po osnovu radnog učinka utvrđuju opštim aktom - dakle, pravilnikom o radu. Navedene elemente potrebno je utvrditi tako da odgovaraju prirodi posla, oni treba da budu prilagođeni konkretnim zahtevima i potrebama poslodavca, te da predstavljaju objektivne pokazatelje koji u konačnici determinišu obračun i isplatu osnovne zarade zaposlenog i zarade po osnovu radnog učinka. Dalje, zakonodavac propisuje i kriterijume na osnovu kojih se uvećava zakonski minimum godišnjeg odmora u trajanju od 20 radnih dana (doprinos na radu, uslovi rada, radno iskustvo, stručna sprema zaposlenog), te da se drugi kriterijumi utvrđuju opštim aktom ili ugovorom o radu. Budući da je reč o regulativi koja treba da se odnosi na veći broj zaposlenih, smatramo da je celishodnije uređivati je pravilnikom o radu kao opštim aktom i tako izbeći njeno implementiranje u svaki pojedinačni ugovor o radu. Prema tome, pravilnikom o radu treba precizirati za koliko radnih dana se zaposlenom uvećava trajanje godišnjeg odmora, po svakom od navedenih kriterijuma. Na ovom mestu valja pomenuti i službeno mišljenje resornog ministarstva, po kojem su poslodavci dužni da utvrde i druge kriterijume uvećanja, pored onih izričito predviđenih zakonom, a koju dužnost poslodavci često umeju da previde. 

In certain provisions, the Employment Act more explicitly requires employers to regulate certain matters by means of a general internal act. For example, in the section governing part-time employment, the employer is under a duty to inform employees in a timely manner about the availability of full-time and part-time positions, in the manner and within the time limits laid down by a general internal act. In any event, regulating matters that concern a larger number of employees through the Employee Handbook is advisable for practical reasons—so as not to overload the content of individual employment contracts. Nevertheless, the contracts themselves should contain proper cross-references to the relevant provisions of the Employee Handbook, so that employees are clearly informed of all their rights and obligations arising from employment. It is worth noting that an employer’s failure to adopt an Employee Handbook is not expressly “sanctioned” as a misdemeanour; however, it may still be subsumed under a “breach of law”, which may result in the imposition of remedial measures during an inspection by the Employment Inspectorate and other inconveniences that such proceedings may entail.

In einigen Bestimmungen verpflichtet das Arbeitsgesetz Arbeitgeber in ausdrücklicherer Weise, bestimmte Fragen durch ein allgemeines internes Regelwerk zu regeln. So ist beispielsweise im Teil über Teilzeitarbeit die Pflicht des Arbeitgebers vorgesehen, die Arbeitnehmer rechtzeitig über die Verfügbarkeit von Voll- und Teilzeitarbeitsplätzen zu informieren – in der in einem allgemeinen internen Regelwerk festgelegten Art und innerhalb der dort bestimmten Fristen. Unabhängig davon ist es aus praktischen Gründen empfehlenswert, Angelegenheiten, die eine größere Zahl von Arbeitnehmern betreffen, durch die Arbeitsordnung zu regeln – um den Inhalt der einzelnen Arbeitsverträge nicht zu überfrachten. Gleichwohl sollten die Verträge ordnungsgemäße Verweisungen auf die einschlägigen Bestimmungen der Arbeitsordnung enthalten, damit die Arbeitnehmer klar über alle ihre aus dem Arbeitsverhältnis resultierenden Rechte und Pflichten informiert sind. Bemerkenswert ist, dass das Unterlassen des Erlasses einer Arbeitsordnung nicht ausdrücklich als Ordnungswidrigkeit „sanktioniert“ ist; es kann jedoch als „Gesetzesverstoß“ qualifiziert werden, was im Zuge einer Kontrolle der Arbeitsinspektion zur Anordnung von Abhilfemaßnahmen und zu weiteren Unannehmlichkeiten führen kann, die solche Verfahren mit sich bringen.

U pojedinim odredbama, Zakon o radu na eksplicitniji način obavezuje poslodavce da određena pitanja urede opštim aktom. Tako na primer, u delu zakona koji reguliše materiju radnih odnosa sa nepunim radnim vremenom propisana ja dužnost poslodavca da blagovremeno obavesti zaposlene o dostupnosti poslova sa punim i nepunim radnim vremenom, na način i u rokovima utvrđenim opštim aktom. U svakom slučaju, regulisanje pitanja koja se odnose na veći broj zaposlenih pravilnikom o radu preporučljivo je i iz praktičnog razloga - kako bi se rasteretila sadržina pojedinačnih ugovora o radu. Ipak, u samim ugovorima potrebno je izvršiti i pravilna referenciranja na relevantne odredbe pravilnika, kako bi zaposleni bili jasno upoznati sa svim svojim pravima i obavezama iz radnog odnosa. Zanimljivo je napomenuti da propuštanje poslodavca da donese pravilnik o radu nije eksplicitno “sankcionisano” prekršajnom odgovornošću, međutim, svakako bi se moglo podvesti pod pojam “povrede zakona”, koja bi mogla rezultirati nalaganjem mera za njihovo otklanjanje u postupku inspekcijskog nadzora i drugim neprijatnostima koje takvi postupci sa sobom nose. 

Wenn es um die verpflichtenden internen Regelwerke des Arbeitgebers geht, muss die Darstellung mit der Arbeitsordnung beginnen. Dabei handelt es sich um ein grundlegendes allgemeines internes Regelwerk, mit dem – im Einklang mit dem Gesetz – die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten aus dem Arbeitsverhältnis geregelt werden. Das geltende Arbeitsgesetz der Republik Serbien sieht vor, dass die Arbeitsordnung in folgenden Fällen erlassen wird:

Kada je reč o obaveznim aktima poslodavca, priča mora započeti izlaganjem o pravilniku o radu. Reč je o temeljnom opštem aktu, kojim se u skladu sa zakonom, uređuju prava, obaveze i odgovornosti iz radnog odnosa. Važeći Zakon o radu propisuje da se pravilnik o radu donosi u sledećim slučajevima: 

1. if no trade union has been established with the employer or no trade union meets the conditions of representativeness, or no association agreement has been concluded in accordance with the Employment Act;

1. wenn beim Arbeitgeber keine Gewerkschaft gegründet ist oder keine Gewerkschaft die Voraussetzungen der Repräsentativität erfüllt oder keine Vereinbarung über den Zusammenschluss gemäß dem Arbeitsgesetz geschlossen wurde;

1. ako kod poslodavca nije osnovan sindikat ili nijedan sindikat ne ispunjava uslove reprezentativnosti ili nije zaključen sporazum o udruživanju u skladu sa Zakonom o radu;

2. if none of the parties to the collective agreement initiates negotiations for the conclusion of a collective agreement;

2. wenn keiner der Kollektivvertragspartner die Initiative zur Aufnahme von Verhandlungen über den Abschluss eines Kollektivvertrags ergreift;

2. ako nijedan učesnik kolektivnog ugovora ne pokrene inicijativu za početak pregovora radi zaključivanja kolektivnog ugovora;

3. if the parties to the collective agreement fail to reach agreement on the conclusion of a collective agreement within 60 days from the commencement of negotiations;

3. wenn die Kollektivvertragspartner binnen 60 Tagen ab Beginn der Verhandlungen keine Einigung über den Abschluss eines Kollektivvertrags erzielen;

3. ako učesnici kolektivnog ugovora ne postignu saglasnost za zaključivanje kolektivnog ugovora u roku od 60 dana od dana započinjanja pregovora;

4. if the trade union, within 15 days from the date of receipt of the invitation to commence negotiations for the conclusion of a collective agreement, does not accept the employer’s initiative.

4. wenn die Gewerkschaft die Initiative des Arbeitgebers innerhalb von 15 Tagen ab Zustellung der Einladung zur Aufnahme von Verhandlungen über den Abschluss eines Kollektivvertrags nicht annimmt.

4. ako sindikat, u roku od 15 dana od dana dostavljanja poziva za početak pregovora za zaključivanje kolektivnog ugovora, ne prihvati inicijativu poslodavca.

The Employee Handbook may not contain provisions that grant an employee fewer rights or establish less favourable working conditions than those determined by law, whereas it may provide for greater rights and more favourable working conditions than those determined by law, as well as other rights not determined by law, unless otherwise provided by law. The Employment Act affords employers autonomy to regulate a range of matters that should be governed by the Employee Handbook as a general internal act. In this article, we will point to some of those matters which often cause uncertainty in practice. 

Die Arbeitsordnung darf keine Bestimmungen enthalten, durch die dem Arbeitnehmer geringere Rechte oder ungünstigere Arbeitsbedingungen als die gesetzlich festgelegten gewährt werden; sie darf hingegen weitergehende Rechte und günstigere Arbeitsbedingungen als die gesetzlich festgelegten sowie andere, gesetzlich nicht geregelte Rechte vorsehen, sofern gesetzlich nichts Abweichendes bestimmt ist. Das Arbeitsgesetz räumt Arbeitgebern Autonomie bei der Regelung einer Reihe von Fragen ein, die durch die Arbeitsordnung als allgemeines internes Regelwerk zu regeln sind. In diesem Beitrag weisen wir auf einige dieser Fragen hin, die in der Praxis häufig Zweifel auslösen.

Pravilnik o radu ne može sadržati odredbe kojima se zaposlenom daju manja prava ili utvrđuju nepovoljniji uslovi rada od prava i uslova koji su utvrđeni zakonom, dok se njime mogu predvideti veća prava i povoljniji uslovi rada od prava i uslova utvrđenih zakonom, kao i druga prava koja nisu utvrđena zakonom, osim ako zakonom nije drukčije određeno. Zakonom o radu poslodavcima je pružena autonomija u regulisanju niza pitanja, koja je potrebno urediti pravilnikom o radu kao opštim aktom. U ovom članku ukazaćemo na neka od tih pitanja koja u praksi često izazivaju nedoumice. 

The obligation to adopt this rulebook does not apply to employers with 10 or fewer employees. 

Die Pflicht zur Erlassung dieser Ordnung gilt nicht für Arbeitgeber mit zehn oder weniger Arbeitnehmern. 

Obaveza donošenja ovog pravilnika ne odnosi se na poslodavce sa 10 i manjim brojem zaposlenih.

Professional article by a Serbian law firm on mandatory employer acts, Employment Inspectorate oversight, penalties, and practical steps to ensure employment compliance.

Ein Fachartikel einer serbischen Kanzlei zu internen Arbeitgeberakten, Arbeitsinspektionen, Sanktionen und praxisnahen Schritten zur Compliance mit dem Arbeitsgesetz.

Stručni članak advokatske kancelarije iz Srbije o obaveznim internim aktima poslodavca, inspekcijama rada, kaznama i praktičnim koracima za usklađenost sa Zakonom o radu.

News & Publications

Kristijan Karan Elected Chairman of the Statutory Commission of the Serbian Tax Advisers Association

Beneficial Ownership in Serbia: AML/CFT Context and New Amendments to the Law on the Central Register of Beneficial Owners

Employer Obligations in Serbia: Mandatory Internal Acts and Consequences of Omission

How to Obtain a Criminal Record Certificate and Police Clearance in Serbia

Corporate Fraud in Serbia

11th International Congress of Tax Advisers – Belgrade, Serbia, May 2025

Recognition and Enforcement of Foreign Court Decisions in Serbia

FED-Lex: The Future of European Digital Legislation – Szeged, Hungary, April 2025

Corporate Embezzlement

False Business Seat of a Company and Protection of the Property Owner: Deletion of a Registered Business Seat Address in Serbia

ERA conference in Sarajevo: The Legal Professions and the Media - Worst Friends or Best Enemies?

UIA event in Novi Sad, Serbia: Bridging the Gap between Law and Technology - Role of Lawyers in AI, Digitalization, and Data Protection

Multilateral Hospitation Program for Lawyers, Germany - 2023

How to Acquire Citizenship in Serbia

Liquidating a Limited liability company in Serbia

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