Obaveze poslodavca u Srbiji: Obavezna interna akta i posledice njihovog nedonošenja

Osnovali ste ili planirate da osnujete firmu u Srbiji i planirate da zaposlite veći broj lica? Koje akte ste kao poslodavac dužni da donesete i koje su posledice njihovog nedonošenja? Strepite od dolaska inspekcije i želite da predupredite neprijatnosti do kojih može doći u postupku inspekcijskog nadzora ili jednostavno želite da vaše poslovanje bude u potpunosti saglasno svim radnopravnim regulatornim zahtevima kako biste smanjili rizik od potencijalnih tužbi zaposlenih? Ukoliko su vas ova pitanja zainteresovala, na pravom ste mestu, budući da u ovom članku na sistematičan način objašnjavamo kako da svoje poslovanje uskladite s normama važećeg Zakona o radu, kao i drugim relevantnim propisima.

Kada je reč o obaveznim aktima poslodavca, priča mora započeti izlaganjem o pravilniku o radu. Reč je o temeljnom opštem aktu, kojim se u skladu sa zakonom, uređuju prava, obaveze i odgovornosti iz radnog odnosa. Važeći Zakon o radu propisuje da se pravilnik o radu donosi u sledećim slučajevima:

1. ako kod poslodavca nije osnovan sindikat ili nijedan sindikat ne ispunjava uslove reprezentativnosti ili nije zaključen sporazum o udruživanju u skladu sa Zakonom o radu;

2. ako nijedan učesnik kolektivnog ugovora ne pokrene inicijativu za početak pregovora radi zaključivanja kolektivnog ugovora;

3. ako učesnici kolektivnog ugovora ne postignu saglasnost za zaključivanje kolektivnog ugovora u roku od 60 dana od dana započinjanja pregovora;

4. ako sindikat, u roku od 15 dana od dana dostavljanja poziva za početak pregovora za zaključivanje kolektivnog ugovora, ne prihvati inicijativu poslodavca.

Pravilnik o radu ne može sadržati odredbe kojima se zaposlenom daju manja prava ili utvrđuju nepovoljniji uslovi rada od prava i uslova koji su utvrđeni zakonom, dok se njime mogu predvideti veća prava i povoljniji uslovi rada od prava i uslova utvrđenih zakonom, kao i druga prava koja nisu utvrđena zakonom, osim ako zakonom nije drukčije određeno. Zakonom o radu poslodavcima je pružena autonomija u regulisanju niza pitanja, koja je potrebno urediti pravilnikom o radu kao opštim aktom. U ovom članku ukazaćemo na neka od tih pitanja koja u praksi često izazivaju nedoumice.

Tako na primer, zakonodavac propisuje da se elementi za obračun i isplatu osnovne zarade i zarade po osnovu radnog učinka utvrđuju opštim aktom - dakle, pravilnikom o radu. Navedene elemente potrebno je utvrditi tako da odgovaraju prirodi posla, oni treba da budu prilagođeni konkretnim zahtevima i potrebama poslodavca, te da predstavljaju objektivne pokazatelje koji u konačnici determinišu obračun i isplatu osnovne zarade zaposlenog i zarade po osnovu radnog učinka. Dalje, zakonodavac propisuje i kriterijume na osnovu kojih se uvećava zakonski minimum godišnjeg odmora u trajanju od 20 radnih dana (doprinos na radu, uslovi rada, radno iskustvo, stručna sprema zaposlenog), te da se drugi kriterijumi utvrđuju opštim aktom ili ugovorom o radu. Budući da je reč o regulativi koja treba da se odnosi na veći broj zaposlenih, smatramo da je celishodnije uređivati je pravilnikom o radu kao opštim aktom i tako izbeći njeno implementiranje u svaki pojedinačni ugovor o radu. Prema tome, pravilnikom o radu treba precizirati za koliko radnih dana se zaposlenom uvećava trajanje godišnjeg odmora, po svakom od navedenih kriterijuma. Na ovom mestu valja pomenuti i službeno mišljenje resornog ministarstva, po kojem su poslodavci dužni da utvrde i druge kriterijume uvećanja, pored onih izričito predviđenih zakonom, a koju dužnost poslodavci često umeju da previde.

U pojedinim odredbama, Zakon o radu na eksplicitniji način obavezuje poslodavce da određena pitanja urede opštim aktom. Tako na primer, u delu zakona koji reguliše materiju radnih odnosa sa nepunim radnim vremenom propisana ja dužnost poslodavca da blagovremeno obavesti zaposlene o dostupnosti poslova sa punim i nepunim radnim vremenom, na način i u rokovima utvrđenim opštim aktom. U svakom slučaju, regulisanje pitanja koja se odnose na veći broj zaposlenih pravilnikom o radu preporučljivo je i iz praktičnog razloga - kako bi se rasteretila sadržina pojedinačnih ugovora o radu. Ipak, u samim ugovorima potrebno je izvršiti i pravilna referenciranja na relevantne odredbe pravilnika, kako bi zaposleni bili jasno upoznati sa svim svojim pravima i obavezama iz radnog odnosa. Zanimljivo je napomenuti da propuštanje poslodavca da donese pravilnik o radu nije eksplicitno “sankcionisano” prekršajnom odgovornošću, međutim, svakako bi se moglo podvesti pod pojam “povrede zakona”, koja bi mogla rezultirati nalaganjem mera za njihovo otklanjanje u postupku inspekcijskog nadzora i drugim neprijatnostima koje takvi postupci sa sobom nose.

Obaveza donošenja ovog pravilnika ne odnosi se na poslodavce sa 10 i manjim brojem zaposlenih.

Pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji poslova predviđaju se uslovi za rad na određenim poslovima, organizacioni delovi kod poslodavca, naziv i opis poslova, vrsta i stepen zahtevane stručne spreme, odnosno obrazovanja i drugi posebni uslovi za rad na tim poslovima, a može da se utvrdi i broj izvršilaca.

Reč je o pravilniku, čije odredbe treba u najvećoj mogućoj meri prilagoditi delatnosti poslodavca, njegovim konkretnim zahtevima i potrebama, kao i prirodi posla. Posebnu pažnju je potrebno posvetiti definisanju organizacionih delova, kao i njihovoj hijerarhiji, uz što jasnije razgraničenje opisa poslova i odgovornosti koje isti sa sobom nose.

Kao i u slučaju pravilnika o radu, za nedonošenje pravilnika o organizaciji i sistematizaciji poslova nije propisana prekršajna odgovornost, ali je svakako snažna preporuka doneti ga, kako u cilju izbegavanja neprijatnosti u postupcima inspekcijskog nadzora, tako i u cilju zakonitog sprovođenja eventualnih postupaka rešavanja viška zaposlenih i slično.

Sledeći zakon koji propisuje niz obaveza za poslodavce je Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu. On u odredbi člana 14 propisuje dužnost za poslodavce da opštim aktom utvrde prava, obaveze i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu. Opšti akt koji treba doneti je pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu. Ipak, poslodavac koji ima do 10 zaposlenih navedenu materiju može regulisati ugovorom o radu, odnosno drugim ugovorom u skladu sa propisom kojim se uređuje rad. Za poslodavce sa svojstvom pravnog lica koji opštim aktom ne utvrde prava, obaveze i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu predviđena je prekršajna odgovornost i novčana kazna u iznosu od 1.000.000 do 1.500.000 RSD (odnosno oko 8.547 EUR do 12.820 EUR). Za navedeni prekršaj za poslodavca preduzetnika propisana je novčana kazna od 200.000 do 400.000 RSD. Za isti prekršaj propisana je i novčana kazna za direktora, odnosno drugo odgovorno lice kod poslodavca u iznosu od 30.000 do 150.000 RSD. Ista kazna propisana je i za poslodavce - fizička lica. Isti zakon obavezuje sve poslodavce, bez obzira na broj zaposlenih, da donesu akt o proceni rizika u pisanoj formi za sva radna mesta u radnoj sredini i da utvrde način, mere i rokove za otklanjanje ili smanjenje rizika na najmanju moguću meru. Reč je o aktu koji sadrži opis radnog procesa sa procenom rizika od povreda i/ili oštećenja zdravlja pri obavljanju svih poslova u radnoj sredini i mere za otklanjanje ili smanjivanje rizika u cilju poboljšanja bezbednosti i zdravlja na radu. Nedonošenje akta o proceni rizika povlači sa sobom prekršajnu odgovornost poslodavca (kao i direktora, odnosno drugog odgovornog lica kod poslodavca) i još strože novčane kazne od prethodno pomenutih.

Dalje, Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu obavezuje poslodavce da sprovode teorijsku i praktičnu obuku zaposlenih za bezbedan i zdrav rad, saglasno programu obuke za bezbedan i zdrav rad koji su dužni da donesu. On se sastoji iz opšteg i posebnog dela, pri čemu opšti deo programa obuhvata upoznavanje zaposlenih sa pravima, obavezama i odgovornostima u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu iz zakona i podzakonskih propisa, kao i upoznavanje sa opštim aktima poslodavca u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu, a posebni deo programa obuhvata upoznavanje sa svim potencijalnim opasnostima i štetnostima na radnom mestu, procenjenim rizicima i merama za bezbedan i zdrav rad. Nesprovođenje obuke, kao i nedonošenje programa takođe povlači prekršajnu odgovornost i visoke novčane kazne (za poslodavce sa svojstvom pravnog lica raspon se kreće od 1.500.000 do 2.000.000 RSD, dok je za direktora, odnosno drugo odgovorno lice kod poslodavca propisana kazna u rasponu od 50.000 do 150.000 RSD). Predmetni zakon dodatno obavezuje poslodavce da aktom u pisanoj formi imenuju savetnika, odnosno saradnika za bezbednost i zdravlje na radu. Nepostupanje po ovoj obavezi takođe je sankcionisano prekršajnom odgovornošću. Na kraju ovog odeljka napominjemo da Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu propisuje i mnoštvo drugih obaveza za poslodavce, koje je potrebno dosledno ispunjavati u cilju izbegavanja svih neprijatnosti, kako u postupcima inspekcijskog nadzora, tako i prekršajne odgovornosti.

Odredbom člana 10 stav 1 Zakona o sprečavanju zlostavljanja na radu propisano je pravo zaposlenih da pisanim putem budu upoznati sa zabranom vršenja zlostavljanja i pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenih i poslodavca u vezi sa zabranom zlostavljanja. U tom cilju, poslodavac treba da donese pravilnik o sprečavanju zlostavljanja na radu, te da isti istakne na oglasnu tablu kako bi zaposleni mogli da se upoznaju sa njegovom sadržinom.

Isti zakon obavezuje poslodavce da zaposlene, pre stupanja na rad, pisanim putem obavesti o zabrani vršenja zlostavljanja i pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenog i poslodavca u vezi sa zabranom zlostavljanja, u skladu sa zakonom. Za nepostupanje po ovoj obavezi propisana je prekršajna odgovornost poslodavca sa svojstvom pravnog lica praćena novčanom kaznom u rasponu od 100.000 do 400.000 RSD. Za odgovorno lice u pravnom licu propisana je novčana kazna u rasponu od 5.000 do 30.000 RSD, a za poslodavce preduzetnike u rasponu od 10.000 do 40.000 RSD.

Na ovom mestu neophodno je pomenuti i Pravilnik o pravilima ponašanja poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu, koji je nametnuo obavezu poslodavcima i da zaposlenima učine dostupnim podatke o licu kod poslodavaca kome se podnosi zahtev za zaštitu od zlostavljanja. Stoga je neophodno doneti odgovarajuću odluku kojom se ovo lice određuje, sa uputstvom o načinu podnošenja zahteva, i istu objaviti na oglasnoj tabli ili na drugi odgovarajući način učiniti dostupnom zaposlenima.

Poslodavci sa više od deset zaposlenih dužni su da opštim aktom urede postupak unutrašnjeg uzbunjivanja. Navedenu obavezu nametnuo je Zakon o zaštiti uzbunjivača, čije nepoštovanje dovodi do prekršajne odgovornosti poslodavca praćene novčanom kaznom od 50.000 do 500.000 RSD za pravna lica, odnosno od 20.000 do 200.000 RSD za preduzetnike. Za isti prekršaj propisana je i novčana kazna za odgovorno lice u pravnom licu, državnom organu, organu teritorijalne autonomije ili jedinice lokalne samouprave u iznosu od 10.000 do 100.000 RSD. Dodatno, ovaj zakon obavezuje poslodavce da svim radno angažovanim licima dostavi pisano obaveštenje o pravima propisanim zakonom. Nepostupanje po ovoj obavezi takođe ima za posledicu prekršajnu odgovornost poslodavca i odgovornog lica, praćenu prethodno navedenim novčanim kaznama. Konačno, saglasno Zakonu o zaštiti uzbunjivača, poslodavac je dužan i da odredi lice ovlašćeno za prijem informacije i vođenje postupka u vezi sa uzbunjivanjem. Stoga, neophodno je doneti odgovarajuću odluku i istu istaći na oglasnoj tabli ili je na drugi odgovarajući način učiniti dostupnom zaposlenima. Za nepostupanje po ovoj obavezi takođe je predviđena prekršajna odgovornost i novčane kazne u prethodno navedenim iznosima.

U poslednjem odeljku ovog članka posvetićemo pažnju i drugim aktima, koje poslodavci treba da donesu, a koji su u manjoj ili većoj meri povezani sa radnopravnom materijom.

Donošenjem ovog pravilnika ispunjava se obaveza propisana odredbom člana 41 stav 3 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti. Rukovalac podacima o ličnosti je dužan da preduzme odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere kako bi obezbedio da se obrada vrši u skladu sa zakonom i bio u mogućnosti da to predoči, uzimajući u obzir prirodu, obim, okolnosti i svrhu obrade, kao i verovatnoću nastupanja rizika i nivo rizika za prava i slobode fizičkih lica. Ako je to u srazmeri sa obradom podataka, pomenute mere uključuju primenu odgovarajućih internih akata rukovaoca o zaštiti podataka o ličnosti.

Odredbama člana 8 Zakona o računovodstvu propisana je obaveza pravnih lica, odnosno preduzetnika, da opštim aktom urede organizaciju računovodstva na način koji omogućava sveobuhvatno evidentiranje, kao i sprečavanje i pravovremeno otkrivanje pogrešno evidentiranih poslovnih promena, te da se tim aktom određuje i vrsta i oblik pomoćnih knjiga.

Kaznenim odredbama zakona propisana je odgovornost pravnog lica za privredni prestup ako opštim aktom ne uredi organizaciju računovodstva na prethodno opisani način, koju prati novčana kazna u intervalu od 100.000 do 3.000.000 RSD, kao i odgovornost za privredni prestup odgovornog lica u pravnom licu s novčanim kažnjavanjem od 20.000 do 150.000 RSD.

Obaveze privrednih subjekata u oblasti zaštite od požara opredeljene su kategorizacijom prema ugroženosti od požara. Predmetnu kategorizaciju vrši Ministarstvo unutrašnjih poslova, po službenoj dužnosti, donošenjem rešenja. Teorijski, spram kategorizacije možemo razlikovati 4 tipa subjekata:

- subjekte kod kojih postoji visok rizik od izbijanja požara (prva kategorija);

- subjekte kod kojih postoji povećan rizik od izbijanja požara (druga kategorija);

- subjekte kod kojih postoji izvestan rizik od izbijanja požara (treća kategorija);

- subjekte van prethodno navedenih kategorija.

Tako npr. subjekti u prvoj i drugoj kategoriji ugroženosti od požara imaju obavezu donošenja Plana zaštite od požara, subjekti u trećoj kategoriji donose Pravila zaštite od požara, a zajednička obaveza za ove tri kategorije subjekata jeste donošenje i isticanje na vidljivom mestu Plana evakuacije i uputstava za postupanje u slučaju požara. Dodatno, obaveza poslodavca je da organizuje osnovnu obuku iz oblasti zaštite od požara za sve zaposlene odmah po stupanju na rad, a najkasnije u roku od 30 dana od dana stupanja na rad. U vezi sa navedenim stoji i obaveza poslodavca da donese Program osnovne obuke zaposlenih koji čine opšti i posebni deo posvećen specifičnostima zaštite od požara za delatnost kojom se pravno lice bavi.

Odredbama člana 14 Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisana je obaveza za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala da donesu opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao i opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata. Za nedonošenje navedenih opštih akata predviđena je prekršajna odgovornost pravnog lica praćena novčanom kaznom od 50.000 do 2.000.000 RSD, kao i prekršajna odgovornost odgovornog lica u pravnom licu praćena novčanom kaznom od 5.000 do 150.000 RSD.

Na kraju valja napomenuti da je pravo živi organizam, te da se i propisi učestalo menjaju, pa je neophodno redovno pratiti njihove izmene i dopune, kako biste bili sigurni da ste svoje poslovanje uskladili sa svim aktuelnim regulatornim zahtevima.