Arbeitgeberpflichten in Serbien: Verpflichtende interne Regelwerke und Folgen ihres Nichterlasses

Haben Sie ein Unternehmen in Serbien gegründet oder planen Sie dies und beabsichtigen, eine größere Zahl von Mitarbeitern einzustellen? Welche internen Regelwerke sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet zu erlassen und welche Folgen hat deren Unterlassung? Fürchten Sie eine Kontrolle der Arbeitsinspektion und möchten Unannehmlichkeiten, die im Zuge einer Inspektion entstehen können, vorbeugen – oder möchten Sie schlicht sicherstellen, dass Ihre Geschäftstätigkeit vollständig mit sämtlichen arbeitsrechtlichen Anforderungen im Einklang steht, um das Risiko potenzieller Arbeitnehmerklagen zu reduzieren? Wenn Sie diese Fragen interessieren, sind Sie hier richtig: In diesem Beitrag erläutern wir systematisch, wie Sie Ihre Geschäftstätigkeit mit den Vorgaben des geltenden Arbeitsgesetzes sowie sonstiger einschlägiger Vorschriften in Einklang bringen.

Wenn es um die verpflichtenden internen Regelwerke des Arbeitgebers geht, muss die Darstellung mit der Arbeitsordnung beginnen. Dabei handelt es sich um ein grundlegendes allgemeines internes Regelwerk, mit dem – im Einklang mit dem Gesetz – die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten aus dem Arbeitsverhältnis geregelt werden. Das geltende Arbeitsgesetz der Republik Serbien sieht vor, dass die Arbeitsordnung in folgenden Fällen erlassen wird:

1. wenn beim Arbeitgeber keine Gewerkschaft gegründet ist oder keine Gewerkschaft die Voraussetzungen der Repräsentativität erfüllt oder keine Vereinbarung über den Zusammenschluss gemäß dem Arbeitsgesetz geschlossen wurde;

2. wenn keiner der Kollektivvertragspartner die Initiative zur Aufnahme von Verhandlungen über den Abschluss eines Kollektivvertrags ergreift;

3. wenn die Kollektivvertragspartner binnen 60 Tagen ab Beginn der Verhandlungen keine Einigung über den Abschluss eines Kollektivvertrags erzielen;

4. wenn die Gewerkschaft die Initiative des Arbeitgebers innerhalb von 15 Tagen ab Zustellung der Einladung zur Aufnahme von Verhandlungen über den Abschluss eines Kollektivvertrags nicht annimmt.

Die Arbeitsordnung darf keine Bestimmungen enthalten, durch die dem Arbeitnehmer geringere Rechte oder ungünstigere Arbeitsbedingungen als die gesetzlich festgelegten gewährt werden; sie darf hingegen weitergehende Rechte und günstigere Arbeitsbedingungen als die gesetzlich festgelegten sowie andere, gesetzlich nicht geregelte Rechte vorsehen, sofern gesetzlich nichts Abweichendes bestimmt ist. Das Arbeitsgesetz räumt Arbeitgebern Autonomie bei der Regelung einer Reihe von Fragen ein, die durch die Arbeitsordnung als allgemeines internes Regelwerk zu regeln sind. In diesem Beitrag weisen wir auf einige dieser Fragen hin, die in der Praxis häufig Zweifel auslösen.

So bestimmt der Gesetzgeber etwa, dass die Bestandteile für die Berechnung und Auszahlung des Grundgehalts und der leistungsabhängigen Vergütung durch ein allgemeines internes Regelwerk – also durch die Arbeitsordnung – festgelegt werden. Diese Bestandteile sind so zu bestimmen, dass sie der Art der Tätigkeit entsprechen, an die konkreten Anforderungen und Bedürfnisse des Arbeitgebers angepasst sind und objektive Indikatoren darstellen, die letztlich die Berechnung und Auszahlung des Grundgehalts des Arbeitnehmers und der leistungsabhängigen Vergütung maßgeblich bestimmen. Ferner legt der Gesetzgeber Kriterien fest, nach denen die gesetzliche Mindestdauer des Jahresurlaubs von 20 Arbeitstagen zu erhöhen ist (Arbeitsleistung, Arbeitsbedingungen, Berufserfahrung, fachliche Qualifikation des Arbeitnehmers), während weitere Kriterien durch ein allgemeines internes Regelwerk oder den Arbeitsvertrag festgelegt werden. Da es sich um Regelungen handelt, die für eine größere Anzahl von Arbeitnehmern gelten sollen, ist es zweckmäßiger, diese durch die Arbeitsordnung als allgemeines internes Regelwerk zu regeln und so deren Implementierung in jeden einzelnen Arbeitsvertrag zu vermeiden. Dementsprechend sollte die Arbeitsordnung präzisieren, um wie viele Arbeitstage sich die Dauer des Jahresurlaubs nach jedem der genannten Kriterien erhöht. An dieser Stelle ist auch die offizielle Stellungnahme des zuständigen Ministeriums zu erwähnen, wonach Arbeitgeber verpflichtet sind, neben den ausdrücklich gesetzlich vorgesehenen auch weitere Erhöhungskriterien festzulegen – eine Pflicht, die Arbeitgeber häufig übersehen.

In einigen Bestimmungen verpflichtet das Arbeitsgesetz Arbeitgeber in ausdrücklicherer Weise, bestimmte Fragen durch ein allgemeines internes Regelwerk zu regeln. So ist beispielsweise im Teil über Teilzeitarbeit die Pflicht des Arbeitgebers vorgesehen, die Arbeitnehmer rechtzeitig über die Verfügbarkeit von Voll- und Teilzeitarbeitsplätzen zu informieren – in der in einem allgemeinen internen Regelwerk festgelegten Art und innerhalb der dort bestimmten Fristen. Unabhängig davon ist es aus praktischen Gründen empfehlenswert, Angelegenheiten, die eine größere Zahl von Arbeitnehmern betreffen, durch die Arbeitsordnung zu regeln – um den Inhalt der einzelnen Arbeitsverträge nicht zu überfrachten. Gleichwohl sollten die Verträge ordnungsgemäße Verweisungen auf die einschlägigen Bestimmungen der Arbeitsordnung enthalten, damit die Arbeitnehmer klar über alle ihre aus dem Arbeitsverhältnis resultierenden Rechte und Pflichten informiert sind. Bemerkenswert ist, dass das Unterlassen des Erlasses einer Arbeitsordnung nicht ausdrücklich als Ordnungswidrigkeit „sanktioniert“ ist; es kann jedoch als „Gesetzesverstoß“ qualifiziert werden, was im Zuge einer Kontrolle der Arbeitsinspektion zur Anordnung von Abhilfemaßnahmen und zu weiteren Unannehmlichkeiten führen kann, die solche Verfahren mit sich bringen.

Die Pflicht zur Erlassung dieser Ordnung gilt nicht für Arbeitgeber mit zehn oder weniger Arbeitnehmern.

Mit der Ordnung über die Organisation und Systematisierung der Arbeitsplätze werden die Voraussetzungen für die Ausübung bestimmter Tätigkeiten, die Organisationseinheiten beim Arbeitgeber, die Bezeichnung und Beschreibung der Tätigkeiten, die Art und das Niveau der erforderlichen fachlichen Qualifikation bzw. Ausbildung sowie sonstige besondere Voraussetzungen für diese Tätigkeiten festgelegt; zudem kann die Zahl der Stelleninhaber bestimmt werden.

Diese Ordnung ist in größtmöglichem Umfang an die Tätigkeit des Arbeitgebers, seine konkreten Anforderungen und Bedürfnisse sowie an die Art der Arbeit anzupassen. Besonderes Augenmerk ist der Definition der Organisationseinheiten und ihrer Hierarchie zu widmen, mit einer möglichst klaren Abgrenzung der Stellenbeschreibungen und der damit verbundenen Verantwortlichkeiten.

Wie bei der Arbeitsordnung ist für das Unterlassen des Erlasses der Ordnung über die Organisation und Systematisierung der Arbeitsplätze keine Ordnungswidrigkeit ausdrücklich vorgesehen; gleichwohl ist ihre Einführung nachdrücklich zu empfehlen – sowohl zur Vermeidung von Unannehmlichkeiten im Rahmen von Kontrollen der Arbeitsinspektion als auch zur rechtmäßigen Durchführung etw

Das nächste Gesetz, das eine Reihe von Pflichten für Arbeitgeber vorsieht, ist das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Nach Artikel 14 sind Arbeitgeber verpflichtet, durch ein allgemeines internes Regelwerk die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsschutzes bei der Arbeit festzulegen. Das hierfür zu erlassende allgemeine Regelwerk ist die Ordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Ein Arbeitgeber mit bis zu 10 Arbeitnehmern kann diesen Regelungsgegenstand jedoch im Arbeitsvertrag bzw. in einem anderen, arbeitsrechtlich zulässigen Vertrag regeln. Für Arbeitgeber in der Rechtsform einer juristischen Person, die es unterlassen, durch ein allgemeines internes Regelwerk die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsschutzes bei der Arbeit festzulegen, ist eine Ordnungswidrigkeit vorgesehen, die mit einer Geldbuße zwischen 1.000.000 und 1.500.000 RSD (ca. 8.547 EUR bis 12.820 EUR) geahndet wird. Für denselben Verstoß ist beim Arbeitgeber-Einzelunternehmer eine Geldbuße von 200.000 bis 400.000 RSD vorgesehen. Für denselben Verstoß ist auch gegen den Direktor bzw. eine sonst verantwortliche Person beim Arbeitgeber eine Geldbuße von 30.000 bis 150.000 RSD vorgesehen. Dieselbe Geldbuße ist auch für Arbeitgeber – natürliche Personen – vorgesehen. Ebenso verpflichtet das Gesetz alle Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Arbeitnehmer, für sämtliche Arbeitsplätze in der Arbeitsumgebung eine Gefährdungsbeurteilung in schriftlicher Form zu erstellen und Art, Maßnahmen und Fristen zur Beseitigung oder Reduzierung der Risiken auf ein möglichst geringes Maß festzulegen. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das den Arbeitsprozess beschreibt, die Risiken von Verletzungen und/oder Gesundheitsschäden bei der Ausübung sämtlicher Tätigkeiten in der Arbeitsumgebung bewertet und Maßnahmen zur Beseitigung oder Verringerung der Risiken enthält, um Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit zu verbessern. Das Unterlassen der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung zieht eine Ordnungswidrigkeit des Arbeitgebers (sowie des Direktors bzw. einer sonst verantwortlichen Person) nach sich – mit noch strengeren Geldbußen als den zuvor genannten.

Ferner verpflichtet das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz die Arbeitgeber, eine theoretische und praktische Schulung der Arbeitnehmer für sicheres und gesundes Arbeiten durchzuführen, und zwar gemäß einem Schulungsprogramm für sicheres und gesundes Arbeiten, das sie aufzustellen und umzusetzen haben. Dieses Programm besteht aus einem allgemeinen und einem besonderen Teil: Der allgemeine Teil umfasst die Unterrichtung der Arbeitnehmer über Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsschutzes nach Gesetz und untergesetzlichen Vorschriften sowie über die internen allgemeinen Regelwerke des Arbeitgebers in diesem Bereich; der besondere Teil umfasst die Unterrichtung über alle potenziellen Gefahren und schädlichen Einwirkungen am Arbeitsplatz, die bewerteten Risiken und die Maßnahmen für sicheres und gesundes Arbeiten. Sowohl die Nichtdurchführung der Schulung als auch das Unterlassen der Aufstellung bzw. Umsetzung des Programms stellen Ordnungswidrigkeiten dar und werden mit hohen Geldbußen geahndet (bei Arbeitgebern als juristischen Personen zwischen 1.500.000 und 2.000.000 RSD; für den Direktor bzw. eine sonst verantwortliche Person beim Arbeitgeber zwischen 50.000 und 150.000 RSD). Darüber hinaus verpflichtet das Gesetz die Arbeitgeber, durch einen schriftlichen Akt einen Berater bzw. Beauftragten für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu bestellen. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht ist ebenfalls als Ordnungswidrigkeit sanktioniert. Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zahlreiche weitere Pflichten für Arbeitgeber vorsieht, die konsequent einzuhalten sind, um Unannehmlichkeiten sowohl im Rahmen von Kontrollen der Arbeitsinspektion als auch in Bezug auf Ordnungswidrigkeiten zu vermeiden.

Nach Artikel 10 Absatz 1 des Gesetzes über die Verhinderung von Belästigung am Arbeitsplatz haben Arbeitnehmer das Recht, schriftlich über das Verbot der Belästigung sowie über die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten der Arbeitnehmer und des Arbeitgebers im Zusammenhang mit diesem Verbot unterrichtet zu werden. Zu diesem Zweck soll der Arbeitgeber eine Ordnung über die Verhinderung von Belästigung am Arbeitsplatz erlassen und diese am schwarzen Brett aushängen, damit sich die Arbeitnehmer mit ihrem Inhalt vertraut machen können.

Dasselbe Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt schriftlich über das Verbot der Belästigung sowie über die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers im Zusammenhang mit dem Verbot – im Einklang mit dem Gesetz – zu unterrichten. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht stellt bei Arbeitgebern in der Rechtsform einer juristischen Person eine Ordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldbuße von 100.000 bis 400.000 RSD geahndet. Für die verantwortliche Person in der juristischen Person ist eine Geldbuße von 5.000 bis 30.000 RSD vorgesehen; für den Arbeitgeber-Unternehmer (Einzelunternehmer) eine Geldbuße von 10.000 bis 40.000 RSD.

Ferner ist die Ordnung über das Verhalten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern im Zusammenhang mit der Prävention und dem Schutz vor Belästigung am Arbeitsplatz zu erwähnen, die Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Arbeitnehmern die Angaben zu der Person beim Arbeitgeber zugänglich zu machen, an die der Antrag auf Schutz vor Belästigung zu richten ist. Daher ist ein entsprechender Beschluss zu erlassen, mit dem diese Person bestimmt wird, einschließlich einer Anleitung zur Antragstellung, und dieser am schwarzen Brett zu veröffentlichen oder den Arbeitnehmern auf andere geeignete Weise zugänglich zu machen.

Arbeitgeber mit mehr als zehn Arbeitnehmern sind verpflichtet, das Verfahren des internen Hinweisgebens durch ein allgemeines internes Regelwerk zu regeln. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz über den Schutz von Hinweisgebern; ein Verstoß stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldbuße von 50.000 bis 500.000 RSD bei juristischen Personen bzw. von 20.000 bis 200.000 RSD bei Einzelunternehmern geahndet. Für denselben Verstoß ist für die verantwortliche Person in einer juristischen Person, einer staatlichen Behörde, einer Behörde der territorialen Autonomie oder einer Einheit der lokalen Selbstverwaltung eine Geldbuße von 10.000 bis 100.000 RSD vorgesehen. Zudem verpflichtet dieses Gesetz den Arbeitgeber, allen arbeitsmäßig eingesetzten Personen eine schriftliche Mitteilung über die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu übergeben. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht zieht ebenfalls eine Ordnungswidrigkeit des Arbeitgebers und der verantwortlichen Person nach sich, verbunden mit den oben genannten Geldbußen. Schließlich ist der Arbeitgeber nach dem Gesetz über den Schutz von Hinweisgebern verpflichtet, eine zur Entgegennahme von Meldungen und zur Durchführung des Verfahrens befugte Person zu bestimmen. Daher ist ein entsprechender Beschluss zu erlassen und am schwarzen Brett auszuhängen oder den Arbeitnehmern auf andere geeignete Weise zugänglich zu machen. Die Nichtbefolgung dieser Pflicht ist ebenfalls als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen in den oben genannten Beträgen sanktioniert.

Im letzten Abschnitt dieses Beitrags widmen wir uns weiteren internen Regelwerken, die Arbeitgeber erlassen sollten und die in geringerem oder größerem Umfang mit arbeitsrechtlichen Fragen zusammenhängen.

Durch den Erlass dieses internen Regelwerks wird die in Artikel 41 Absatz 3 des Gesetzes über den Schutz personenbezogener Daten vorgesehene Verpflichtung erfüllt. Der Verantwortliche hat geeignete technische, organisatorische und personelle Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung im Einklang mit dem Gesetz erfolgt, und um dies nachweisen zu können – unter Berücksichtigung von Art, Umfang, Umständen und Zweck der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Ausmaßes der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Soweit der Verarbeitung angemessen, umfassen diese Maßnahmen auch die Anwendung geeigneter interner Regelwerke des Verantwortlichen zum Schutz personenbezogener Daten.

Nach Artikel 8 des Gesetzes über das Rechnungswesen sind juristische Personen und Einzelunternehmer verpflichtet, durch ein allgemeines internes Regelwerk die Organisation des Rechnungswesens so zu regeln, dass eine umfassende Erfassung sowie die Verhinderung und rechtzeitige Aufdeckung fehlerhaft erfasster Geschäftsvorfälle gewährleistet ist; durch dieses Regelwerk sind ferner Art und Form der Nebenbücher festzulegen.

Die Sanktionsbestimmungen des Gesetzes sehen die Verantwortlichkeit der juristischen Person für einen wirtschaftsrechtlichen Verstoß (privredni prestup) vor, wenn die Organisation des Rechnungswesens nicht in der beschriebenen Weise durch ein allgemeines internes Regelwerk geregelt ist; dies wird mit einer Geldbuße zwischen 100.000 und 3.000.000 RSD geahndet. Ebenso ist die Verantwortlichkeit der verantwortlichen Person in der juristischen Person für einen solchen Verstoß mit einer Geldbuße zwischen 20.000 und 150.000 RSD vorgesehen.

Die Pflichten von Wirtschaftssubjekten im Bereich des Brandschutzes werden durch eine Kategorisierung nach Brandgefährdung bestimmt. Diese Kategorisierung nimmt das Innenministerium von Amts wegen durch Erlass eines Bescheids vor. Theoretisch lassen sich gemäß der Kategorisierung vier Typen von Wirtschaftssubjekten unterscheiden:

- Subjekte mit hohem Brandrisiko (erste Kategorie);

- Subjekte mit erhöhtem Brandrisiko (zweite Kategorie);

- Subjekte mit gewissem Brandrisiko (dritte Kategorie);

- Subjekte außerhalb der vorgenannten Kategorien.

So sind etwa Subjekte der ersten und zweiten Kategorie der Brandgefährdung verpflichtet, einen Brandschutzplan auszuarbeiten; Subjekte der dritten Kategorie erstellen eine Brandschutzordnung. Eine gemeinsame Pflicht aller drei Kategorien besteht darin, einen Evakuierungsplan sowie Verhaltensanweisungen im Brandfall zu erstellen und an gut sichtbarer Stelle auszuhängen. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, für alle Arbeitnehmer unmittelbar bei Arbeitsantritt, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach Arbeitsbeginn, eine Grundschulung im Bereich Brandschutz zu organisieren. Im Zusammenhang damit hat der Arbeitgeber auch ein Programm der Grundschulung der Arbeitnehmer aufzustellen und umzusetzen, das aus einem allgemeinen und einem besonderen Teil besteht, wobei der besondere Teil den tätigkeits- bzw. branchenbezogenen Besonderheiten des Brandschutzes des jeweiligen Unternehmens gewidmet ist.

Nach Artikel 14 des Gesetzes über Archivgut und Archivwesen sind Ersteller und Inhaber von Archivgut und dokumentarischem Material verpflichtet, (i) ein allgemeines internes Regelwerk (Ordnung) über die Art und Weise der Erfassung, Klassifizierung, Archivierung und Aufbewahrung von Archivgut und dokumentarischem Material sowie (ii) ein allgemeines internes Regelwerk (Ordnung) über die Erfassung, den Schutz und die Nutzung elektronischer Dokumente zu erlassen. Das Unterlassen des Erlasses dieser internen Regelwerke stellt eine Ordnungswidrigkeit der juristischen Person dar und wird mit einer Geldbuße zwischen 50.000 und 2.000.000 RSD geahndet; für die verantwortliche Person in der juristischen Person ist eine Geldbuße zwischen 5.000 und 150.000 RSD vorgesehen.

Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass das Recht ein lebendiger Organismus ist und sich die Vorschriften häufig ändern; daher ist es erforderlich, Änderungen und Ergänzungen regelmäßig zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftstätigkeit mit sämtlichen aktuellen regulatorischen Anforderungen in Einklang steht.